Để cung cấp cho nhân viên một hướng dẫn cụ thể về cách họ dự kiến sẽ hành động trong khi thực hiện công việc, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sở hữu một bộ quy tắc ứng xử riêng. Doanh nghiệp bạn hiện đã có chưa?

Hiểu đơn giản, bộ quy tắc ứng xử là tập hợp các quy tắc ràng buộc hành vi của nhân viên và các mối quan hệ của họ trong tổ chức theo các giá trị mà một tổ chức coi là quan trọng và tin rằng đó là nền tảng cho hoạt động thành công của họ.

Bộ quy tắc ứng xử không phải một loại tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý.

Hiện nay tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn đều đang cố gắng xây dựng cho mình một bộ quy tắc ứng xử trong nội bộ một cách hoàn chỉnh, và yêu cầu nhân viên tuân thủ các nguyên tắc được nêu ra trong văn bản này.

Quy tắc ứng xử là linh hồn của văn hóa doanh nghiệp hay gánh nặng ràng buộc nhân viên?

Các nhà lãnh đạo tin rằng việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.

Một doanh nghiệp muốn kiến tạo, duy trì và quản trị văn hóa ứng xử nơi công cộng có hiệu quả và bền vững nhất định phải có một giải pháp mang tính hệ thống, có hiệu lực cao, được cộng đồng chấp nhận một cách tự giác. Giải pháp này gánh sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc của tổ chức.

Về phía doanh nghiệp, quy tắc ứng xử giữ vai trò:

Kim chỉ nam cho văn hóa nội bộ thông qua các quy tắc để định hướng hành động và phong cách hành xử theo văn hóa công ty mong đợi. Các hành vi ứng xử này chính là một phần của văn hóa mà doanh nghiệp đang hướng tới.
Đảm bảo kỷ luật một cách tốt nhất khi mà bộ quy tắc ứng xử yêu cầu tất cả mọi người (mọi cấp bậc) trong tổ chức phải thực hiện đúng các quy tắc không trốn tránh cũng như phải giải thích được một cách tường tận về lỗi lầm hay sự thiếu sót của họ trong công việc. Điều này cũng góp phần giữ cho công ty được minh bạch, tránh vi phạm pháp luật.

Gia tăng uy tín thương hiệu bởi những cam kết công khai được thể hiện qua bộ quy tắc. Khi doanh nghiệp thực hiện minh bạch các chuẩn mực đạo đức của xã hội thì danh tiếng và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp sẽ không người được vang danh.
Gắn kết nhân viên bằng cách tạo sự đồng nhất trong cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi nhân viên phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau, chính bộ quy tắc ứng xử này là yếu tố giúp mọi người hòa nhập và thống nhất.
Tạo sự tin tưởng cho khách hàng bởi họ đánh giá cao sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng của doanh nghiệp. Điều này khuyến khích lòng trung thành và giữ chân khách hàng tốt hơn.

Về phía nhân viên, quy tắc ứng xử sẽ là:

Công cụ đảm bảo tính công bằng bởi ai cũng như ai, yêu cầu tuân thủ theo bộ quy tắc, duy trì đạo đức, loại bỏ lạm quyền, tham ô, tư lợi.
Định hướng cho các quyết định bằng các văn bản hướng dẫn và tài liệu chi tiết cụ thể ngay cả khi nhân viên vừa mới hội nhập. Giúp nhân viên nhanh chóng hiểu được giá trị cốt lõi, định hướng của doanh nghiệp, có phong cách hành xử đúng đắn.
Minh bạch trong việc đánh giá chuẩn mực hành vi đạo đức, nhân viên biết khi nào mình vi phạm, khi nào mình tuân thủ hoặc vượt ngưỡng xứng đáng được khen thưởng.

1. Nội dung cơ bản của một Bộ quy tắc ứng xử

Trong bộ quy tắc ứng xử, doanh nghiệp nên thể hiện đầy đủ những nội dung sau:

Thông điệp cá nhân của lãnh đạo cao nhất về cam kết liêm chính của doanh nghiệp;
Lý do doanh nghiệp cần bộ quy tắc ứng xử;
Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh/định hướng chiến lược;
Giá trị và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp;
Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận;
Các bước hành động trong hoàn cảnh gặp tình huống rủi ro tham nhũng;
Cách thức và quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể; địa chỉ khi cần tư vấn;
Các hình thức khen thưởng khi tuân thủ tốt và kỷ luật khi vi phạm;

2. Bắt đầu từ lãnh đạo đến toàn công ty

Hầu hết các công ty đều giao cho bộ phận nhân sự xây dựng bộ quy tắc ứng xử. Điều này khiến cho quá trình hình thành và thống nhất sẽ trở nên rất khó khăn, thậm chí còn đi lạc do không có định hướng.

Việc bắt đầu từ bộ phận lãnh đạo – những người có năng lực và kinh nghiệm, hiểu sâu rộng về giá trị văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp bộ quy tắc đi đúng hướng ngay từ ban đầu và rút ngắn thời gian xây dựng hơn.

Trong những trường hợp cần thiết, bộ quy tắc ứng xử nên tham vấn ý kiến từ luật sư hoặc nhân viên pháp lý. Điều này thường có ở các công ty lớn, hoặc doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn bởi loại hình xã hội và môi trường, hay là một công ty bị ràng buộc bởi các chính sách trách nhiệm pháp lý nghiêm ngặt.

Cách làm này sẽ đảm bảo sự nhất quán trong việc xây dựng và quan trọng nhất là thể hiện sự thống nhất.

3. Xây dựng dựa trên sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Trước tiên, tìm các yếu tố trong sứ mệnh của doanh nghiệp có thể củng cố các quy tắc của bạn khi xây dựng các hành vi đạo đức. Ví dụ như:

Mục đích của doanh nghiệp? (thường là phi lợi nhuận, hướng tới cộng đồng)
Điều gì làm cho tổ chức của bạn khác biệt? (dịch vụ, giá cả,…)
Các mối quan hệ (khách hàng, nhân viên, cổ đông,…) nên được đối xử như thế nào?
Còn điều gì khách quan trọng với tổ chức của bạn? (mục tiêu phi lợi nhuận như trách nhiệm với xã hội hoặc môi trường)

Tiếp theo, xem lại các giá trị của tổ chức để đảm bảo rằng Bộ quy tắc sẽ phù hợp và duy trì được lâu dài, vì các giá trị của tổ chức rất khó thay đổi. Những giá trị quan trọng và nên được đặt lên hàng đầu như:

Trách nhiệm giải trình: gồm nhiệm vụ của cá nhân trong việc chịu trách nhiệm về hành động của mình cũng như cam kết của công ty trong việc đáp ứng mong đợi của khách hàng về chất lượng và dịch vụ của sản phẩm.
Quyền công dân: Đề cập đến việc đảm bảo các điều luật và quy định cơ bản của nhà nước, nhưng cũng bao gồm cả việc theo đuổi mục tiêu xã hội như sức khỏe hoặc môi trường.

Sự chính trực: Áp dụng cho các mối quan hệ với nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng, chính quyền địa phương và cơ quan quản lý.
Tính công bằng và minh bạch: Trong tất cả các khía cạnh doanh nghiệp, từ những cam kết của doanh nghiệp như trong tuyển dụng không phân biệt đối xử đến việc cấm nhận quà tặng, hay việc các nhà cung cấp muốn được ưu tiên hơn trong việc thanh toán.

4. Trình bày ngắn gọn, xúc tích, đầy đủ, logic và khoa học

Đây là yêu cầu cần có đối với bất kỳ văn bản được ban hành công khai, bộ quy tắc ứng xử cũng không ngoại lệ. Hơn thế, tài liệu này yêu cầu phải có độ chặt chẽ cao. Bởi nó mang nội dung ảnh hưởng đến những người tương tác với doanh nghiệp – bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông,… và còn là hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

5. Phải dễ hiểu

Sẽ không có một khuôn mẫu nhất định bắt buộc trong việc trình bày, những lưu ý dưới đây sẽ rất hữu ích để cho ra một bộ quy tắc dễ hiểu và dễ theo dõi:

Ngôn ngữ tích cực, truyền cảm hứng, có tính bao hàm
Không nên tạo ra bộ quy tắc với một danh sách dài những điều bị cấm đoán
Cung cấp các tài liệu tham khảo giải thích chi tiết hoặc những chính sách cụ thể kèm theo

Trong bài viết sau, CoDX sẽ giúp bạn định hình một bộ quy tắc ứng xử mẫu sẽ như thế nào cũng như những lưu ý khi triển khai bộ quy tắc. Cùng đón đọc nhé!

Về CoDX:

“CoDX là giải pháp phần mềm tâm huyết của đội ngũ chuyên gia bằng kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất và thấu hiểu nhu cầu càng cao trong Trải nghiệm người dùng. CoDX phá bỏ lối mòn từ hệ thống quản trị nghiệp vụ khô khan và trở thành công cụ xây dựng cho doanh nghiệp môi trường làm việc nhóm tương tác trên không gian chung. Nơi mà mọi người dùng hệ thống được Cộng tác – Gắn kết & Phát triển”.

Liên hệ với chúng tôi:

Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX
phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected]