CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

bộ quy tắc ứng xử

Một bộ quy tắc ứng xử được xây dựng tốt sẽ làm rõ, giúp định hướng, quản lý con người bằng các quy chuẩn đạo đức và các giá trị văn hóa, liên kết chúng với các văn bản pháp lý có các chế tài xử phạt.

Có rất nhiều công ty lớn công khai bộ quy tắc ứng xử của mình. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các mẫu tham khảo từ các tìm kiếm trên Google, nhưng trước hết bạn phải nắm rõ cách thức để xây dựng bộ quy tắc ứng xử chỉnh chu.

1. Xác định nhân sự xây dựng bộ quy tắc ứng xử

Bao gồm: Ban giám đốc, phòng nhân sự, nhân viên lâu năm và các bộ phận liên quan.

Việc xác định ai được đưa vào quy trình trong việc tạo ra quy tắc ứng xử ở giai đoạn đầu tiên sẽ giúp bộ quy tắc được xây dựng đúng hướng ngay từ ban đầu, giảm thiểu tối đa ý kiến phản đối.

2. Xem xét các vấn đề đạo đức đã xảy ra trong quá khứ

Rút kinh nghiệm từ thực tiễn giúp doanh nghiệp đưa vào bộ quy tắc đầy đủ vấn đề cần tránh, cũng như tính đến các vấn đề đạo đức tương tự có thể xảy ra và cách giải quyết.

3. Dựng dàn ý

Xác định các thành phần bạn sẽ bao gồm trong quy tắc ứng xử của mình.

  • Xung đột lợi ích
  • Bảo vệ tài sản
  • Chính sách công ty
  • Văn hóa công ty
  • Kỳ vọng chuyên cần
  • Các vấn đề liên quan đến tình trạng quấy rối trong doanh
  • Sử dụng điện thoại di động và công nghệ khi ở văn phòng
  • Quy định về trang phục
  • Các biện pháp kỷ luật có thể được thực hiện
  • Chính sách bảo mật
  • Cơ hội bình đẳng

Sau đó với từng yếu tố, hãy phác thảo từng phần với thông tin bạn cảm thấy phù hợp nhất với tổ chức của mình.

4. Họp điều chỉnh thống nhất với các bên liên quan

Như đã đề cập ở bài viết “Nguyên tắc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp”, khi bộ quy tắc ứng xử được hoàn thành cơ bản, hãy cho mọi người có liên quan cơ hội để xem xét và thảo luận về nội dung của nó.

Hãy có những buổi họp điều chỉnh thống nhất từ đại diện phòng ban và thông qua lần cuối trước tất cả nhân viên, để chắc chắn không ai quay lưng lại với bộ quy tắc và nói rằng họ đã không đồng ý với nó ngay từ đầu. Cách làm này sẽ đảm bảo sự nhất quán trong việc xây dựng và quan trọng nhất là thể hiện sự thống nhất.

bộ quy tắc ứng xử

5. Soạn bản thảo cuối cùng và ban hành

Sau khi tất cả các bên liên quan có cơ hội đóng góp ý kiến, bạn có thể soạn bản thảo cuối cùng của quy tắc ứng xử để xem xét và ban hành.

Tùy vào bản sắc văn hóa và mong muốn của bộ phận lãnh đạo, mỗi một doanh nghiệp sẽ có một bộ quy tắc ứng xử riêng nhưng chung quy sẽ có những quy tắc chính theo mẫu dưới đây:

  • Ứng xử trong điều hành và thực thi công việc
  • Ứng xử trong sử dụng và bảo quản tài sản
  • Ứng xử trong bảo mật thông tin
  • Ứng xử khi đi công tác
  • Ứng xử đối với nơi làm việc, cảnh quan môi trường
  • Cách chào hỏi
  • Cách thức giới thiệu và tự giới thiệu
  • Cách thức bắt tay
  • Cách sử dụng danh thiếp
  • Văn hoá nói chuyện và trao đổi
  • Nghi thức hội họp
  • Nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi
  • Nghi thức ngồi trên xe ô tô
  • Luôn tìm cách gần gũi khách hàng: Nhân viên kinh doanh hiện nay là những “chú ong thợ” ngày ngày đi tìm kiếm những khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Bạn cần xác định khách hàng tiềm năng của sản phẩm, xây dựng kế hoạch chinh phục khách hàng, dành thời gian quan tâm và gặp gỡ các khách hàng cũ.
  • Chúng ta bán dịch vụ hoàn hảo: Bạn phải tâm niệm như vậy trong suốt quá trình bán hàng nhằm đưa tới cho khách hàng một sản phẩm và dịch vụ tốt. Bạn cần tham khảo Quy trình bán hàng của Khối kinh doanh.
  • Chăm sóc khách hàng là hoạt động then chốt: Chăm sóc khách hàng là một việc làm cho khách hàng hoàn toàn hài lòng về công ty. Việc khách hàng hoàn toàn hài lòng sẽ tăng uy tín của công ty bởi vì một khách hàng hài lòng sẽ nói cho ít nhất 10 người khác nghe. Là nhân viên bạn phải đọc và hiểu rõ Quy trình chăm sóc khách hàng để áp dụng vào thực tế.
  • Sự hài lòng của khách hàng được bắt đầu từ lúc bạn tươi cười chào đón họ. Nụ cười của bạn sẽ giúp khách hàng thoải mái và cảm thấy gần gũi với bạn. Bằng quan hệ thân thiện, bạn có thể xây dựng niềm tin cho khách hàng thông qua sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp. Có thể viết thư hoặc tặng quà cho khách hàng vào các ngày quan trọng như: ngày sinh nhật, ngày cưới,…
  • Luôn đánh giá sự hài lòng của khách hàng: Sự hài lòng của khách hàng sẽ phản ánh những nỗ lực của bạn trong quá trình kinh doanh sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
  • Nghệ thuật lắng nghe khách hàng: Khi khách hàng phàn nàn, bạn cần phải không nổi nóng hoặc khó chịu; lắng nghe khách hàng và ghi chép chi tiết; giải thích, nhận lỗi (nếu có) và giải pháp;
  • Tách khách hàng phàn nàn ra khỏi đám đông: mời vào phòng riêng để trao đổi, tự tay rót nước mời khách là cử chỉ thân thiện,..
  • Nếu có thể, hãy kết luận và giải quyết ngay,
  • Liên lạc với khách hàng phàn nàn để cảm ơn sau khi đã giải quyết xong
  • Các cán bộ nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, đúng mực.
  • Tin tưởng, tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau, chân thành hợp tác và gắn bó tập thể nhằm xây dựng đơn vị đoàn kết, môi trường làm việc thân thiện.
  • Lắng nghe, tiếp thu các ý kiến đóng góp của đồng nghiệp. Chân thành và thẳng thắn khi góp ý hay có bất đồng với đồng nghiệp….

Đối với lãnh đạo với nhân viên:

  • Lãnh đạo tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến
  • Lãnh đạo tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến.
  • Lãnh đạo phải biết lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên; biết khen, khuyến khích động viên, phê bình nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.
  • Lãnh đạo phải đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện (hoặc có thể gật đầu mỉm cười đáp lại) khi nhân viên cấp dưới chào mình…

Nhân viên đối với Lãnh đạo:

  • Nhân viên phải tự khẳng định được vai trò của mình, phải trở thành người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo
  • Giữ thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với Lãnh đạo.
  • Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện mọi nhiệm vụ được phân công.
  • Tôn trọng ý kiến của cấp trên.
  • Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn và thiện chí.
  • Khi thực hiện quyết định của cấp trên, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung, hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định…

Nhân viên phải giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch đẹp, văn minh

  • Đối với nơi làm việc
  • Đối với cảnh quan môi trường

Tùy thuộc vào đặc thù công ty, bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp sẽ bao gồm:

  • Đối với các bộ, ngành, cơ quan chức năng
  • Đối với cán bộ, công nhân viên của bộ, ngành, các cơ quan chức năng
  • Đối với nền kinh tế
  • Đối với quốc gia

Đây là phương án mà các doanh nghiệp thường áp dụng như là một chiến lược nhằm tìm kiếm lợi nhuận dài hạn, đi cùng với phúc lợi xã hội cũng như bảo vệ môi trường, được thể hiện qua các mặt:

  • Bảo vệ môi trường
  • Đóng góp cho cộng đồng xã hội
  • Thực hiện tốt trách nhiệm với nhà cung cấp
  • Bảo đảm an toàn và lợi ích cho người tiêu dùng
  • Quan hệ tốt với người lao động

Bộ quy tắc văn hoá doanh nghiệp cần được chủ doanh nghiệp chú trọng xây dựng ngay từ những ngày đầu đi vào hoạt động. Để triển khai bộ quy tắc hiệu quả, chủ doanh nghiệp phải truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ đến toàn bộ cán bộ và nhân viên.

Một doanh nghiệp chỉ có thể thực sự hoạt động hiệu quả, bền lâu khi có một bộ quy tắc ứng xử khoa học, hợp lý được nhân viên chấp hành, để tránh khỏi những rủi ro có thể phải đối mặt nếu không có những quy chuẩn chung.

Ngay khi tuyển dụng

Bắt đầu tìm kiếm những nhân viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Lồng ghép bộ quy tắc vào quá trình phỏng vấn. Từ đó bạn có thể dễ dàng đánh giá ứng viên này có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không.

Đào tạo nhân viên

Đây chắc chắn là điều quan trọng cần làm đầu tiên sau khi bộ quy tắc được ban hành. Nhưng thay vì họp toàn bộ công ty và công bố bộ quy tắc, hãy tổ chức các buổi teambuilding với những tình huống giả lập từ bộ quy tắc để nhân viên cùng nhau xử lý.

Từ hành động đến thói quen, cho ra văn hóa

quy tắc ứng xử

Đào tạo chỉ là bước đầu tiên. Khiến mọi người trao đổi về bộ quy tắc theo cách tích cực, chủ động mới là vấn đề then chốt. Có thể khuyến khích phản hồi của nhân viên, đặt câu hỏi về bộ quy tắc hoặc về hành vi đạo đức,…

Các công ty có văn hóa đạo đức mạnh nhất thường là những công ty thường xuyên khuyến khích và củng cố tầm quan trọng của ứng xử đối với doanh nghiệp. Tìm cách nhắc nhở nhân viên suy nghĩ về quy tắc ứng xử và giá trị công ty trong suốt cả năm.

Đo lường và cải tiến

Đánh giá thường xuyên bộ quy tắc hoạt động như thế nào là việc rất cần thiết. Điều này giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn từ trong bộ quy tắc hoặc từ bên ngoài mà bộ quy tắc chưa quy định trước khi vấn đề nghiêm trọng xảy ra bằng một vài bài kiểm tra thường kỳ, trao đổi 1:1 hoặc hộp thư ẩn danh.

Khen thưởng khi nhân viên tuân thủ tốt bộ quy tắc ứng xử

Doanh nghiệp đừng chỉ ban hành mỗi tài liệu gọi là “Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp”, khi mà không biết rõ nhân viên có đọc và thực thi theo hay không.

Cần có một công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, đánh giá mức độ thực hiện bộ quy tắc ứng xử của nhân viên, thậm chí khen thưởng đối với nhân viên thực hiện tốt.

Khi mỗi nhân viên thực hiện tốt bộ quy tắc ứng xử họ nhanh chóng nhận được lời tuyên dương từ đồng nghiệp hoặc lãnh đạo, điều này khiến họ chấp hành tốt bộ quy tắc ứng xử hơn.

Trong quá trình xây dựng phần mềm, CoDX cũng nhận được khá nhiều phản hồi từ Doanh nghiệp cho nhu cầu này, chính vì vậy, trong phần Tuyên dương nhân viên và Ví thưởng nhân viên, CoDX đã lưu ý tích hợp chúng.

Đối với phân hệ Tuyên Dương nhân viên, ngoài những lời cảm ơn, thiệp mừng, nhắn gửi được trao nhau hàng ngày, thì còn có những Góp ý được gửi đến những hành vi chưa đúng giá trị cốt lõi, chưa đúng bộ quy tắc ứng xử để cùng thay đổi, hướng đến tập thể tiến bộ.

Khi nhân viên tuân thủ tốt, họ ngay lập tức nhận được phần thưởng nho nhỏ khen ngợi từ công ty, từ quản lý hay đồng nghiệp,… Khoảnh khắc hạnh phúc ấy khiến nhân viên tiếp tục thực hiện tốt và thậm chí lan tỏa đến đồng nghiệp xung quanh.

quy tắc ứng xử

Đồng thời những tấm gương tuân thủ tốt sẽ được vinh danh trong bảng thành tích hành vi của doanh nghiệp và được công khai trên workplace chung.

mẫu quy tắc ứng xử

Kết luận: Hiện nay, có rất nhiều Bộ quy tắc kinh doanh của các tập đoàn lớn phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo và chọn lọc để áp dụng cho công ty mình. Ngoài ra hãy cân nhắc việc tham khảo ý kiến của các cán bộ và nhân viên của mình để họ cảm thấy có trách nhiệm hơn khi tuân thủ bộ quy tắc mà bạn ban hành.

Về CoDX:

“CoDX là giải pháp phần mềm tâm huyết của đội ngũ chuyên gia bằng kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất và thấu hiểu nhu cầu càng cao trong Trải nghiệm người dùng. CoDX phá bỏ lối mòn từ hệ thống quản trị nghiệp vụ khô khan và trở thành công cụ xây dựng cho doanh nghiệp môi trường làm việc nhóm tương tác trên không gian chung. Nơi mà mọi người dùng hệ thống được Cộng tác – Gắn kết & Phát triển”.

Liên hệ với chúng tôi:

  • Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX
  • phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 13, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0901 555 063
  • Email: info@codx.vn

Chia sẻ bài viết:

Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG