Chuyển đổi số ở Việt Nam còn đang ở trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp chỉ mới bắt đầu tiếp xúc với các ứng dụng chuyển đổi số trong vài năm gần đây. Một số quy định pháp lý hoặc nhu cầu của doanh nghiệp vẫn cần đến tài liệu vật lý. Chính vì vậy việc lưu trữ điện tử kết hợp vật lý sau khi số hóa là một nhiệm vụ không thể bỏ qua.
Trong bài viết này, CoDX sẽ chia sẻ đến doanh nghiệp cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử kết hợp với lưu trữ vật lý một cách khoa học và tối ưu nhất bằng CoDX Document.
1. Vì sao cần lưu trữ điện tử kết hợp vật lý
Trong bối cảnh xã hội chuyển đổi số, các doanh nghiệp không ngừng chuyển đổi phương thức vận hành từ truyền thống sang hiện đại, số hóa. Đây là xu thế tất yếu của toàn xã hội để tăng cường khả năng cạnh tranh, gia tăng trải nghiệm khách hàng.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp đó là số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các giấy tờ, tài liệu, hình ảnh, hồ sơ, văn bản cứng… sang dạng tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng trên thiết bị điện tử.
Số hóa tài liệu phục vụ cho công tác thực hiện xử lý quy trình số như phê duyệt văn bản online, ký hợp đồng điện tử, truyền tải thông tin… Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang trong bước đầu trong hành trình chuyển đổi số, các quy trình làm việc chưa số hóa hoàn toàn mà còn linh hoạt giữa hiện đại và truyền thống.
Bên cạnh đó, một số lĩnh vực đặc thù như kế toán vẫn cần tài liệu vật lý để phục vụ các vấn đề pháp lý như thuế, kiểm toán… đảm bảo các quy định pháp luật. Vì vậy doanh nghiệp cần có hệ thống lưu trữ điện tử kết hợp vật lý, đảm bảo tài liệu được lưu trữ đúng cách phục vụ công tác kinh doanh cũng như đáp ứng yêu cầu pháp luật.
2. Áp dụng CoDX Document kết hợp giữa lưu trữ điện tử kết hợp vật lý
Trong thực tế các tài liệu khi lưu trữ vật lý tồn tại nhiều bất cập, đặc biệt là công tác tìm kiếm, truy xuất thông tin tốn nhiều thời gian.
Trong phần này, CoDX hướng dẫn doanh nghiệp cách áp dụng phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document thực hiện số hóa tài liệu từ vật lý sang dạng điện tử và quản lý lưu trữ vật lý, tối ưu công tác tìm kiếm, truy xuất dữ liệu.
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu
Người chịu trách nhiệm thực hiện phải chuẩn bị danh sách tài liệu cần số hóa, lập kế hoạch số hóa tài liệu. Đảm bảo phân loại được các dạng tài liệu, mức độ quan trọng.
Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét để số hóa dữ liệu
Thực hiện scan, quét dữ liệu bằng các công cụ chuyên dụng để chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu điện tử. Doanh nghiệp có thể trang bị các thiết bị chuyên dụng để thực hiện scan tài liệu. Một số loại mà máy scan mà doanh nghiệp có thể tham khảo như Máy Scan Canon Lide, Máy quét Brother, Máy quét Plustek…
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dịch vụ scan tài liệu. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ scan chuyển đổi tài liệu bản cứng sang bản mềm.
Lưu ý khi scan tài liệu, doanh nghiệp nên sắp xếp các tài liệu theo một quy tắc nhất định. Sắp xếp theo phòng ban, loại tài liệu, mức độ bảo mật…
Bước 3: Tiến hành nhập dữ liệu và thiết lập kiểm soát vị trí lưu trữ vật lý
Sau khi đã có các tài liệu bản điện tử, doanh nghiệp thực hiện nhập liệu vào CoDX Document. Với phần mềm quản lý tài liệu của CoDX doanh nghiệp có thể tổ chức các nguồn tài liệu một cách tập trung, phù hợp với quy trình vận hành. Hệ thống tài liệu được thiết kế theo chuẩn Dublin Core, cho phép quản lý, tìm kiếm và chia sẻ nhanh chóng.
- Tạo thư mục
Tại Kho tài liệu> Click Tạo thư mục để tạo thư mục cha
Tại màn hình tạo thư mục> Nhập thông tin thư mục> Click Lưu để hoàn thành tạo thư mục cha.
- Tải tài liệu lên
Tại “Quản lý tài liệu”> Chọn Kho tài liệu hoặc Thư mục của tôi để upload tài liệu.
Chọn thư mục cần upload file> Click Tải lên
- Đánh dấu kho vật lý
Đặc biệt với tính năng cho phép thiết lập kiểm soát vị trí lưu kho vật lý, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu với bất kỳ định dạng nào. Thiết lập cụ thể vị trí chi tiết đến từng tầng, dãy, kệ, ngăn của kho tài liệu. Ứng với mỗi thư mục tài liệu tổ chức được quyền nhập vị trí lưu kho thực tế để phục vụ công tác tìm kiếm, truy xuất tài liệu gốc.
Để thực hiện ghi nhận thông tin lưu trữ vật lý bên ngoài của thư mục, người dùng thực hiện các bước sau:
- Di chuyển đến thư mục cần quản lý
- Click > Chọn Chỉnh sửa
- Tại màn hình Cập nhật thư mục > Click mode on tại dòng Kiểm soát vị trí kho
- Sau khi bật Kiểm soát vị trí kho> Click Thiết lập để vào màn hình chọn nhập thông tin vị trí> Nhập thông tin> Click Lưu
Bước 4: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu
Sau khi hoàn tất bước nhập dữ liệu lên hệ thống, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng lại các tài liệu để đảm bảo đã nhập đúng và đủ. Đồng thời, xác minh lại sự chính xác của các tài liệu so với bản gốc. Nếu có sự sai sót trong quá trình nhập liệu, CoDX Document cho phép chỉnh sửa, thay đổi tên, xóa… tài liệu một cách dễ dàng.
Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ thống dữ liệu sau số hóa
Hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp là một tài sản vô giá, cần được tổ chức, sắp xếp, bảo quản, sử dụng hợp lý để mang lại lợi ích. Quá trình số hóa tài liệu cần được thực hiện cẩn trọng trong từng bước.
Khi đã hoàn tất các bước chuyển tài liệu từ bản cứng lên hệ thống CoDX Document và đảm bảo tính chính xác của tài liệu, doanh nghiệp thực hiện những thiết lập phù hợp để dễ tìm kiếm và quản lý. Công tác này bao gồm việc xây dựng cây lưu trữ, thực hiện phân quyền, chia sẻ đến các phòng ban liên quan, cũng như áp dụng các tiêu chuẩn đặt tên, phân loại cho tài liệu.
Số hóa tài liệu là một quá trình cần thực hiện xuyên suốt, có nghĩa là trong quá trình vận hành, các hoạt động có phát sinh tài liệu cần được cập nhật lên hệ thống kịp thời. Doanh nghiệp cần xác định các quy tắc lưu trữ, quy trình quản lý và sao lưu tài liệu. Phổ biến quy định đến toàn bộ nhân viên để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
Trên đây là các bước áp dụng CoDX Document giúp tối ưu cả lưu trữ điện tử kết hợp vật lý. Nếu có bất kỳ vấn đề nào cần giải đáp, quý doanh nghiệp đừng ngần ngại liên hệ với CoDX để được hỗ trợ nhanh nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
