Tư vấn xây dựng khung năng lực kèm mẫu khung năng lực MIỄN PHÍ

Sử dụng mẫu khung năng lực từ CoDX để đánh giá, quản lý và đào tạo nhân sự là chiến lược quản trị con người được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một khung đánh giá năng lực riêng phù hợp với tầm nhìn, văn hóa công ty. 

Bài viết này, CoDX thông tin chi tiết đến bạn và tư vấn cách xây dựng khung năng lực nhân sự. Cùng theo dõi nhé!

1. Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là một hệ thống dùng để đo lường kết quả làm việc, hoàn thiện quy trình quản trị nhân sự dựa trên bảng mô tả các kiến thức, kỹ năng, thái độ công việc. 

Thông thường, một bảng đánh giá năng lực bao gồm các loại năng lực sau: Năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo.

Khung năng lực là bảng tổng hợp tất cả những kiến thức, kỹ năng, thái độ, đặc điểm mà một nhân viên cần có để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Đây chính là phương pháp được nhiều quản trị dùng để đánh giá và quản lý năng lực của nguồn nhân lực trong công ty với từng vị trí công việc.

2. Cấu trúc của một mẫu khung năng lực nhân sự

Cấu trúc để xây dựng bảng mẫu năng lực nhân sự bao gồm 2 phần chính đó là từ điển năng lực và mức độ đánh giá năng lực.

2.1 Từ điển nhóm năng lực chính

Kết cấu của khung năng lực thường gồm 3 nhóm năng lực chính sau:

• Nhóm năng lực chung/cốt lõi
• Năng lực khối / chuyên môn
• Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo

Cụ thể như sau:

a/ Năng lực cốt lõi (chung)

Gồm các tiêu chí đánh giá nhân viên xuất sắc, có năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Năng lực cốt lõi được xác định trên cơ sở chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Đây là nhóm năng lực cơ bản nhất mà bất kỳ nhân viên nào tại doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng. Các năng lực thuộc năng lực cốt lõi bao gồm các kiến thức, kỹ năng cần thiết ở mọi vị trí chức danh. Doanh nghiệp xây dựng từ điển năng lực cốt lõi thường dựa trên giá trị, chiến lược, tầm nhìn và văn hóa doanh nghiệp.

Ví dụ các năng lực cốt lõi thường có tại doanh nghiệp như: Năng lực giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, khả năng tư duy, định hướng…

b/ Năng lực chuyên môn 

Là kiến thức, khả năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần thiết để làm một công việc cụ thể mang tính đặc thù cho vị trí hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí đó.

Để có thể giải quyết được các công việc mà mình đảm nhận theo đặc thù công việc, nhân sự cần có năng lực chuyên môn từ mức cơ bản đến chuyên sâu tùy vào vị trí. Năng lực chuyên môn cũng là các yêu cầu cơ bản thường thấy khi doanh nghiệp đăng tải trong yêu cầu tuyển dụng. 

c/ Năng lực quản lý 

Trong doanh nghiệp sẽ có nhiều cấp độ quản lý khác nhau, tùy theo phạm vi của mỗi chức danh quản lý sẽ có các mức tiêu chuẩn đánh giá năng lực riêng. Nhóm năng lực quản lý nhìn chung sẽ có các từ điển năng lực như: tổ chức, lên kế hoạch, kiểm tra, giám sát, đánh giá…

Ví dụ, với năng lực Tổ chức, giám sát và đánh giá thực hiện công việc sẽ có năng lực sau đây:

• Mô tả chính xác và đầy đủ về nguyên tắc và phương pháp tổ chức thực hiện, phân công giao việc.
• Tổ chức thực hiện, phân công công việc rõ ràng và giám sát thực hiện, điều chỉnh kịp thời việc thực hiện theo mục tiêu của bộ phận và mục tiêu chung của đơn vị.
• Xây dựng hệ thống đánh giá ở quy mô lớn, phức tạp.
• Sử dụng thành thạo các công cụ đánh giá đa dạng.
• Phân bổ các nguồn lực bên trong và nguồn lực thuê ngoài cũng như điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết để đạt được mục tiêu và phù hợp với sự thay đổi.

2.2 Các mức độ trong mẫu khung năng lực tiêu chuẩn 

Trong khung đánh giá năng lực có 5 mức độ, ứng với mỗi nấc tiêu chí sẽ có những hành vi tương ứng thể hiện năng lực của nhân viên.

Bao gồm:

• Mức 1 – Năng lực kém: Nhân viên chỉ có những hiểu biết sơ bộ và vận dụng năng lực vào những tình huống cơ bản nhất. 
• Mức 2 – Năng lực cơ bản: Cá nhân có thể thành thạo được một phần việc, cần hỗ trợ trong các nhiệm vụ mức khó trung bình.
• Mức 3 – Năng lực làm việc:  Khả năng nhận thức vừa đủ để đáp ứng  công việc được giao.
• Mức 4 –  Năng lực làm việc tốt: Nhân viên có kiến thức chuyên sâu, chủ động hoàn thành công việc.
• Mức 5 – Năng lực làm việc xuất sắc: Khả năng làm việc độc lập,  chủ động, có những hiểu biết chuyên sâu và có thể dẫn dắt các nhân viên khác trong công việc.

Nguồn tham khảo: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/competency-framework

3. 5 Bước xây dựng khung năng lực cho nhân sự CHUẨN nhất

Khung năng lực là một công cụ đánh giá nhân viên viên được ứng dụng rất nhiều trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Để triển khai khung năng lực thành công bạn có thể tham khảo 5 bước tư vấn xây dựng khung năng lực sau đây:

• Bước 1: Xác định mục đích cần tư vấn xây dựng khung năng lực
• Bước 2: Xây dựng hệ thống vị trí chức danh
• Bước 3: Xác định công việc của mỗi vị trí bộ phận
• Bước 4: Xác định các loại năng lực cần có
• Bước 5: Xây dựng tiêu chuẩn khung năng lực cho mỗi vị trí bộ phận (mức độ)

Bước 1: Xác định mục đích cần xây dựng khung năng lực

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định được mục đích của việc tư vấn xây dựng khung năng lực là gì? Ví dụ như:

• Tuyển dụng nhân sự
• Tạo quy chuẩn cho công tác đào tào nhân sự
• Đánh giá nhân sự
• Thiết lập chính sách đãi ngộ cho nhân viên

Tùy vào mục đích xây dựng sẽ có những loại năng lực khác nhau. Do đó, việc xác định mục đích tư vấn là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, nhà quản trị cần chú trọng nhiều hơn.

Bước 2: Xây dựng hệ thống vị trí chức danh

Bước tiếp theo trong xây dựng bảng năng lực cho nhân sự là chuẩn hóa hệ thống chức danh. Bởi với mỗi chức danh khác nhau sẽ có các năng lực liên quan trực tiếp đến tính chất công việc. Một hệ thống chức danh rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và có cách xây dựng khung năng lực chuẩn, đúng với nhu cầu của doanh nghiệp nhất.

Ví dụ khi bắt tay xây dựng khung năng lực nhân sự cho nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các hệ thống các chức danh như: nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ kinh doanh, trưởng nhóm kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh…

Bước 3: Xác định công việc của mỗi vị trí bộ phận

Sau khi đã có các vị trí chức danh rõ ràng, người xây dựng hệ thống năng lực cần biết được mỗi công chức danh sẽ có những công việc nào. Từ đó, xây dựng những đầu việc chính, mô tả chi tiết các yêu cầu về công việc mà vị trí đó cần đáp ứng.

Ví dụ, đối với nhân viên kinh doanh cần đáp ứng những công việc theo mô tả sau:

• Giới thiệu, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì mối quan hệ đối với khách hàng.
• Chủ động giải quyết được những vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
• Báo cáo, thống kê với cấp trên về các kết quả công việc, đề xuất sáng kiến phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Bước 4: Xác định các loại năng lực cần có

Từ những mô tả công việc cho các vị trí chức danh, doanh nghiệp sẽ có cơ sở xác định các loại năng lực cần có. Những năng lực này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công việc đã được mô tả ở bước 2.

Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau, nhưng cách dễ nhất là tiến hành khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với các vai trò cụ thể. Việc xác định năng lực phải gắn chặt với chức năng, nhiệm vụ, kết quả của từng chức danh đảm bảo năng lực được tuyển chọn sẽ thực sự phù hợp, giúp nâng cao việc quản lý công việc hiệu quả.

Cụ thể, một số năng lực cần có của nhân viên kinh doanh như:

• Kỹ năng giao tiếp: Là khả năng nhân viên kinh doanh trao đổi với khách hàng, phong cách trình bày, giải thích về sản phẩm, dịch vụ.
• Kỹ năng lắng nghe: Khả năng nhìn nhận, lắng nghe những vấn đề của khách hàng để đưa ra sản phẩm phù hợp nhất.
• Kỹ năng thuyết phục: Đây là năng lực cơ bản để khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 
• Kỹ năng nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường, phân tích đối thủ là năng lực cần có cho một nhân viên kinh doanh. Đây là năng lực bổ trợ giúp nhân viên khoanh vùng được khách hàng tiềm năng.
• Kỹ năng nhận diện khách hàng tiềm năng: Đây là kỹ năng thuộc nhóm năng lực chuyên môn cần nhân viên kinh doanh phải đáp ứng. Nhận diện khách hàng tiềm năng sẽ giúp quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ hơn.

Bước 5: Xây dựng tiêu chuẩn khung năng lực cho mỗi vị trí bộ phận (mức độ)

Trong tiêu chuẩn về bảng năng lực cho mỗi vị trí bộ phận thường có 5 mức độ để đánh giá nhân viên. Tùy theo vị trí chức danh mà doanh nghiệp có thể mong muốn nhân viên cần đạt được ở mức đánh giá nào.

Ví dụ, đối với nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm ít hơn 1 năm, doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn khung năng lực ở mức độ năng lực cơ bản với mức hiểu biết cơ bản, làm thành thạo một phần việc, cần sự giám sát, hỗ trợ. Cụ thể các tiêu chuẩn có thể áp dụng để đánh giá như sau:

• Mô tả được cơ bản đặc điểm/ lợi ích/ giá trị của sản phẩm.
• Mô tả, đánh giá được cơ bản các tiêu chí ra quyết định và yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định của khách hàng.
• Mô tả được cơ bản lợi ích, nhu cầu của khách hàng.
• Sử dụng phong thái giao tiếp phù hợp để gây ấn tượng tốt với khách hàng.

Ở bước cuối cùng, để khung năng lực có thể đưa vào sử dụng thì mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị các công cụ để đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và cách thức đào tạo, phát triển với từng loại năng lực. Công việc đánh giá sẽ bao gồm: đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực.

Tuy nhiên, công việc này đòi hỏi chuyên môn rất cao, do đó doanh nghiệp không có đủ tiềm lực thì có thể thuê hoặc tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn xây dựng khung năng lực. 

4. Xây dựng khung năng lực với mẫu CÓ SẴN từ CoDX

Mỗi doanh nghiệp đều có tầm nhìn chiến lược, định hướng và sứ mệnh riêng, chính vì vậy tiêu chuẩn về năng lực từng vị trí áp dụng cho các nhân viên tại mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau. Tuy nhiên, việc tiếp cận bộ tiêu chuẩn năng lực có sẵn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xây dựng khung năng lực cơ bản, từ đó có những thay đổi phù hợp với văn hóa doanh nghiệp mình. 

Khung năng lực cho từng vị trí:

• Khung năng lực của nhân viên kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

CoDX cung cấp mẫu khung năng lực pdf có sẵn đầy đủ cho mọi vị trí đánh giá. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tạo dựng bảng đánh giá năng lực đáp ứng đúng nhu cầu.

TÀI LIỆU MIỄN PHÍ – BỘ 35+ TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC TỪ CODX

5. Ý nghĩa của việc xây dựng khung năng lực nhân sự

Nhờ vào dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể thiết lập mẫu chất lượng phù hợp với môi trường làm việc cũng như tính chất công việc của riêng mình. Một khung năng lực chuẩn sẽ mang lại cho cho doanh nghiệp nói chung và quản trị nhân sự nói riêng những lợi ích sau:

5.1 Cơ sở cho việc tuyển dụng nhân sự

Việc áp dụng các tiêu chuẩn về năng lực có thể làm cơ sở cho bộ phận nhân sự thực hiện tuyển dụng. Thông qua khung đánh giá năng lực giúp người ở bộ phận tuyển dụng phân biệt được đâu là năng lực có thể đào tạo và đau là những năng lực cơ bản cần phải đáp ứng khi ứng viên ứng tuyển. 

Kết hợp khung năng lực nhân sự cùng các nghiệp vụ tuyển dụng khác, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được những ứng viên tiềm năng, phù hợp với văn hóa công ty. Từ đó, quá trình tuyển dụng và đào tạo sẽ trở nên thuận lợi, đúng mục đích và tiết kiệm thời gian hơn.

5.2 Cơ sở xác định nhu cầu đào nhân sự

Khi xây dựng kế hoạch đào tạo, nhân sự thường căn cứ vào nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp. Tức dựa vào tình hình năng lực hiện có của các nhân sự để có chương trình đào tạo phù hợp. Chình vì vậy, tài liệu xây dựng khung năng lực đóng một vai trò quan trọng để doanh nghiệp xác định chương trình đào tạo phù hợp. 

Bên cạnh đó, việc áp dụng tiêu chí năng lực vào đánh giá nhân sự doanh nghiệp sẽ khoanh vùng được nhóm đối tượng thuộc cùng phạm vi năng lực. Từ đó, tổ chức đào tạo sát sườn, đảm bảo chất lượng nhân sự được nâng cấp đồng đều. 

Xây dựng khung đánh giá cũng tạo cơ sở cho các nhà quản lý xây dựng bảng đánh giá làm việc nhóm và hoạt động đào tạo, phát triển con người của tổ chức.

5.3 Cơ sở trả lương và quản lý thành tích

Áp dụng các quy chuẩn năng lực đã đề ra vào công tác trả lương và quản lý thành tích sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác và khách quan hơn trong chế độ lương thưởng. Hơn nữa, khung năng lực là bảng đánh giá công khai, công bằng, không chỉ nhân sự mà nhân viên có thể chủ động theo dõi, đánh giá bản thân.

Như vậy, những hoạt động trả lương, quản lý thành tích được diễn ra công bằng, và có cơ sở lý tính rõ ràng, tránh những trường hợp cảm tính trong hoạt động này.

Áp dụng thêm quy trình đánh giá thực hiện công việc để làm cơ sở trả lương

Trong quá trình quản trị và phát triển nguồn lực nhân sự, không thể bỏ qua sự hỗ trợ của khung năng lực. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá, quản lý và xác định chiến lược đào tạo con người hiệu quả. CoDX hy vọng bài viết này sẽ có ích cho doanh nghiệp và giúp bạn trang bị những kiến thức để áp dụng vào đào tạo phát triển nguồn lực nội tại.

Mong rằng qua những thông tin mà CoDX gợi ý, doanh nghiệp có thể tự thiết lập mẫu khung năng lực phù hợp với những tiêu chuẩn và đặc thù công việc của mình. Hoặc tham khảo, nhận tư vấn xây dựng khung năng lực mà chúng tôi cung cấp để có thể ứng dụng ngay! Theo dõi trang tin CoDX để cập nhật những thông tin quản trị và biểu mẫu hữu ích nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>> Bài viết hữu ích:

• Mẫu bảng đánh giá nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp
• Review 10 Phần mềm đánh giá nhân viên chuyên nghiệp