CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Hiệu Quả

04 Bước Để Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Hiệu Quả

Nội dung chính

Lưu trữ hồ sơ nhân viên luôn là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Vấn đề lưu trữ thông tin sao cho hiệu quả, khoa học và logic là những ưu tiên hàng đầu trong công tác quản trị nhân sự. Cùng CoDX tìn hiểu bài viết sau để biết thêm 04 bước quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả.

1. Vì Sao cần phải lưu hồ sơ nhân viên?

Sau đây là 1 số lý do để chúng ta làm rõ hơn thắc mắc vì sao cần quản lý  lưu trữ hồ sơ nhân viên khoa học:

  • Theo quy định bắt buộc của pháp luật Việt Nam. Thì bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp cũng phải tuân thủ nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân viên. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ có trách nhiệm lưu trữ lại toàn bộ thông tin cá nhân của người lao động tại đơn vị, doanh nghiệp của mình.
  • Việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp nhà quản trị quản lý tốt nguồn lực tại đơn vị mình. Nắm bắt và đưa những định hướng phát triển nguồn lực kịp thời.
  • Giúp bộ phận nhân sự xử lý hoặc có cơ sở giải quyết những vấn đề phát sinh, sự cố ngoài ý muốn nếu có tranh chấp với người lao động.

2. Thông tin hồ sơ của một nhân viên bao gồm những gì?

Tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp và hợp đồng  của nhân sự, mà hồ sơ nhân viên sẽ có các yêu cầu giấy tờ khác nhau.  Nhưng tối thiểu các giấy tờ cơ bản phải lưu trong hồ sơ như sau:

  • Đơn xin việc (CV)
  • Sơ yếu lý lịch nhân sự
  • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản sao công chứng)
  • Bằng cấp, chứng chỉ có liên quan (bản sao công chứng)

Tùy theo phân loại, tính chất và mục đích của hồ sơ. Mà hồ sơ sẽ được lưu trữ trong ngắn hạn hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

3. 04 bước quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả

Có 2 cách để lưu trữ hồ sơ nhân viên phổ biến được các nhân sự lựa chọn. Đó là lưu trữ thủ công với các bản cứng tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Và cái thứ 2 là lưu trữ hồ sơ bằng bản mềm ở trong máy tính.

Sau đây là 04 bước giúp việc quản lý hồ sơ hiệu quả:

B1. Phân loại và sắp xếp hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ sẽ giúp công việc quản lý của nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Bước này khá quan trọng vì nó giúp người quản lý hồ sơ thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm.

Một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo là có thể thực hiện cách lưu trữ hồ sơ khoa học theo các mốc thời gian. Với phương pháp này, bạn có thể chia thêm nhiều nhóm nhỏ nữa để quản lý. Điều này sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn khi tìm lại hồ sơ.

B2. Chọn nơi thích hợp để lưu hồ sơ 

Có thể chọn lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp hoặc có thể thuê kho để lưu trữ. Tùy theo tính chất công việc và cả kinh tế, mà doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sao cho phù hợp với đơn vị mình.

Dù lưu trữ hồ sơ ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các yếu tố:

  • Đảm bảo nơi lưu trữ thông thoáng, không bị thấm nước hoặc ẩm mốc
  • Diện tích lưu trữ lớn có thể đảm bảo lưu trũ thông tin nhiều năm
  • Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nơi lưu trữ không xuất hiện các loài động vật gặm nhắm như: chuột, gián, nắm mốc, mối…

>>> Tham khảo: Cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất có độ bảo mật cao

B3. Tiến hành công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ 

Khi đã đảm bảo các yêu tố như đã đề cập ở bước 1 và bước 2. Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách kho học và logic.

B4. Kiểm tra và thường xuyên cập nhật, bổ sung hồ sơ 

Thường xuyên kiểm tra, cập nhật và bổ sung thêm các thông tin để đảm bảo hồ sơ đầy đủ nhất.

Kết luận:

Quản lý hồ sơ nhân viên là yếu tố cốt lõi của quản trị nguồn lực. Dù áp dụng hình thức nào, người làm công tác quản lý, lưu trữ cũng cần nắm những thông tin lưu ý để mang lại quả cao. Hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ đã không còn là khó khăn của nhiều doanh nghiệp khi chuyển đổi số áp dụng các phần mềm văn phòng điện tử hay nền tảng lưu trữ dữ liệu. Điều mà các Doanh nghiệp cần làm ngay chính là tìm hiểu và áp dụng quy trình số hóa này.

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG