CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

Workflow là gì

Workflow Là Gì? Chi Tiết Quy Trình Xây Dựng Workflow Dễ Dàng

Nội dung chính

Trong doanh nghiệp, Workflow giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ đồng bộ do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp sử dụng quy trình này để phối hợp các nhiệm vụ giữa người với người. Đồng bộ hóa dữ liệu từ các phòng ban với mục tiêu chung là nâng cao hiệu suất công việc, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy cụ thể Workflow là gì? Cách xây dựng hiệu quả ra sao? Cùng CoDX tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1. Workflow là gì?

Workflow – Quy trình công việc là tập hợp các tác vụ hoặc trình tự cố định được thực hiện để hoàn thành quy trình nghiệp vụ hoặc công việc nào đó theo một bộ quy tắc được xác định trước.

Workflow có thể có nhiều cá nhận hoặc bộ phận phòng ban tham gia. Các workflow được xây dựng để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật… như là các các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin…

2. Ưu điểm của workflow là gì?

Áp dụng workflow sẽ giúp đơn giản hóa các nghiệp vụ và quy trình phức tạp, rối rắm, lặp đi lặp lại. Cải thiện mức độ hiệu quả của một quy trình làm việc truyền thống. Vậy ưu điểm của Workflow là gì? Theo dõi ngay bên dưới.

Các ưu điểm nổi bậc của Workflow bao gồm:

  • Hợp lý hóa quy trình đang vận hành;
  • Rút gọn, loại bỏ các công đoạn dư thừa hoặc không mang lại hiệu quả;
  • Xác định thời gian chuẩn xác cho từng bước trong quy trình, giúp tối giản thời gian thực hiện nhưng vẫn đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ
  • Xác định rõ vai trò của từng người trong từng giai đoạn công việc, tăng cường trách nhiệm của người đó trong quá trình thực hiện
  • Tính minh bạch được thể hiện rõ ràng
  • Các vấn đề xảy ra nhanh chóng được phản hồi, giải quyết
  • Đánh giá, theo dõi được năng lực làm việc của mỗi nhân viên

Workflow là gì

3. Các bước để xây dựng một workflow hiệu quả

3.1 Xác định nguồn dữ liệu ban đầu của bạn

Bước đầu tiên để thiết lập một workflow là gì? Chính là bạn cần hiểu rõ quy trình hoạt động của công việc hiện tại như thế nào. Các công việc hiện tại được thực hiện bởi ai? Người phê duyệt các công việc đó là ai?

Cần xác định rõ các nguồn dữ liệu tạo nên quy trình là gì? Tổng hợp các thông tinh về biểu mẫu, nội dung trong quy trình. Trước khi lập workflow cần thống nhất với những người trực tiếp tham gia vào quy trình để tìm ra các vấn đề thường gặp trong hoạt động hiện tại và đưa ra phương pháp giải quyết tối ưu.

3.2 Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thành

Workflow được hiểu đơn giản là một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau. Đối với một workflow phức tạp hơn sẽ có các nhiệm vụ song song hoặc liên kết trong một quy trình. Vì vậy để tối ưu workflow bạn cần hiểu rõ các nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ và các biểu mẫu dữ liệu nào sẽ được sử dụng trong nhiệm vụ đó.

3.3 Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Sau khi xác định mục tiêu, hiểu rõ về cấu trúc nhiệm vụ, bước tiếp theo là xem xét đối tượng tham gia vào quy trình công việc. Một workflow thông thường ngoài các nhiệm vụ tự động chuyển sang bước tiếp theo khi hoàn thành còn có các nhiệm vụ cần có sự phê duyệt của ai đó trước khi tiếp hành bước tiếp theo.

Ở bước này, cần thiết lập tất cả các liên quan, trách nhiệm của người tham gia và những thông tin mà họ yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Vì vậy cần xác định rõ nhiệm vụ cụ thể, chi tiết của từng người và thiết lập trách nhiệm tương ứng.

3.4 Tạo sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa quy trình

Sau khi hoàn thành 3 bước trên bạn có thể phác thảo sơ đồ quy trình công việc của mình. Bằng sơ đồ, bạn có thể dễ dàng thiết lập workflow một cách trực quan, sinh động và dễ hiểu.

Nếu không thông thạo với việc mô hình hóa, bạn có thể tham khảo các công cụ quản lý công việc đơn giản, cho phép bạn dễ dàng thiết lập các quy trình công việc.

>>> Bạn đang xem bài viết: “Workflow Là Gì? Chi Tiết Quy Trình Xây Dựng Workflow Dễ Dàng”

Workflow là gì

3.5 Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo

Để đánh giá hiệu quả của một quy trình, khó có thể thực hiện bởi riêng mình bạn. Bạn cần sự thợp tác tham qua góp ý của những người có vai trò trong quy trình làm việc. Chạy thử nghiệm quy trình đó, từ đó xác định các vấn đề còn tồn đọng, loại bỏ các bước không cần thiết… Thu thập phản hồi, cải tiến, sửa đổi quy trình sẽ đem lại một workflow hiệu quả nhất.

3.6 Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mới

Khi áp dụng một phương pháp hoạt động mới vào trong doanh nghiệp thường mọi người có tâm lý ngại phải theo đổi. Vì vậy, để loại bỏ do dự và tạo sự tinh tưởng của mọi người cần xây dựng một chương trình đào tạo cụ thể. Chia sẽ quá trình xây dựng workflow sẽ giúp các nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình và hiểu rõ vai trò của mình trong workflow đó.

3.7 Triển khai quy trình làm việc mới

Sau khi hoàn thành đào tạo và chạy thử nghiệm, quy trình workflow đã có thể sẵn sàng triển khai áp dụng. Ban đầu doanh nghiệp của bạn có thể triển khai cho từng bộ phận, từng nhóm nhỏ để đánh giá kết quả. Từ đó rút kinh nghiệm và điều chỉnh lần nữa trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức.

Công nghệ ngày càng phát triển, buộc bạn phải luôn cập nhật quy trình công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả để không để bỏ lại phía sau trong cuộc đua về công nghệ. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu được workflow là gì và xây dựng một workflow hiệu quả.

Không gian Workplace có sẳn được tối ưu phù hợp với mọi doanh nghiệp, xem ngay!

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG