Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

ứng dụng excel quản lý hồ sơ lưu trữ

Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp

Nội dung chính

Việc ứng dụng excel để quản lý hồ sơ là phương pháp được áp dụng khá phổ biến từ trước đến nay vì tính hiệu quả, thuận tiện và lợi ích kinh tế của nó. Phương pháp này thay thế kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ truyền thống, giúp quá trình tìm kiếm và xử lý hồ sơ dễ dàng hơn.

1. Ứng dụng excel quản lý được các loại hồ sơ nào

Excel thường là phương pháp được áp dụng quản lý tất cả các loại văn bản hồ sơ của doanh nghiệp, tuy nhiên thông thường quản lý 3 loại văn bản sau:

Văn bản nội bộ: Bao gồm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, tổ chức,…

Văn bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp gửi đến.

Văn bản đi: Do doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel quản lý hồ sơ giúp doanh nghiệp hệ thống được các quy trình, thủ tục của văn bản, tài liệu bao gồm: sao lưu, soạn thảo, ban hành văn bản, chuyển giao, lưu trữ và bảo quản.

Ứng dụng excel quản lý hồ sơ 1

>>> Xem thêm: Mẫu Phiếu Lương Nhân Viên Mới Nhất

2. Hướng dẫn sử dụng excel quản lý hồ sơ

Để có thể quản lý hồ sơ trên excel các bạn có thể tham khảo các bước dưới đây.

Bước 1: Xác định và xây dựng quy trình quản lý tài liệu bằng excel

Bước đầu tiên giúp là cần xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Đây không chỉ là bước cần thiết trong việc xây dựng quy trình mà còn là yếu tố giúp Doanh nghiệp thực hiện cách quản lý tài liệu khoa học sau này. Dựa vào sơ đồ này, bạn sẽ dễ dàng xác định được văn bản đang ở tình trạng nào, bước nào nhằm có phương hướng xử lý tiếp theo.

Bước 2: Phân loại và xác định các danh mục quản lý tài liệu

Khâu đóng vai trò quan trọng tiếp theo là cần thống kê các loại văn bản của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng các danh mục, nhóm văn bản cần đảm bảo:
Thống kê đầy đủ tất cả các văn bản của doanh nghiệp, không bỏ sót.Các danh mục mang tính tổng quát nhưng không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên đều có thể nắm được và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình làm việc.
Bạn có thể tham khảo một số danh mục để quản lý văn bản trên excel như sau:
Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,…
Tình trạng văn bản: Chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý xong, lưu trữ.
Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, Kinh doanh,….

>>> Xem thêm: 04 Bước Để Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Hiệu Quả

Bước 3: Tạo các sổ quản lý tài liệu

Mỗi sổ quản lý công văn, bạn cần tạo trên một sheet khác nhau để tiện quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh với loại văn bản nào thì sẽ ghi sổ cho loại văn bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu quản lý mà bạn có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề cho cột trong bảng.

Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng các sổ quản lý văn bản:

Chức năng Data Validation: để tạo danh sách chọn: Loại văn bản, tình trạng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, nơi nhận, nơi lưu trữ,… để thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh những sai sót trong quá trình nhập thủ công dữ liệu dẫn tới sai kết quả tra cứu, quản lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi tình trạng của văn bản. Chức năng này sẽ tự động thông báo những công văn đang cần xử lý để người thực hiện có phương hướng xử lý phù hợp.

Ứng dụng excel quản lý hồ sơ 2

>>> Xem thêm: Bộ File Excel Mẫu Hồ Sơ Nhân Sự Nên Tham Khảo

Bước 4: Xây dựng công thức

Mỗi loại văn bản đều có tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng để thống nhất giữa các phòng ban và để tiện quản lý, tra cứu. Vì vậy, bạn cần xây dựng công thức tính tự động để thống nhất toàn bộ sổ quản lý:
Countif: Đếm số lượng văn bản xuất hiện trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng loại văn bản.Một số hàm để định dạng và ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.

3. Có nên quản lý văn bản bằng excel?

Sử dụng excel quản lý văn bản là phương pháp khác nhiều người sử dụng bởi tiết kiệm chi phí và cách tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Tuy nhiên, hình thức này tồn tại nhiều vấn đề hạn chế:
Không phải nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng các hàm công thức. Dễ bị nhầm lẫn khi số lượng văn bản lớn.Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn khá nhiều thời gian khi thực hiện tạo lập sổ quản lý.

Một giải pháp tối ưu nhất CoDX muốn gợi ý cho doanh nghiệp chính là sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ để quản lý các hồ sơ văn bản đơn giản nhưng hiệu quả. Việc sử dụng các loại phần mềm cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất là vào thời kỳ số hóa như hiện nay.

4. Mẫu file excel quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp

TẢI TOÀN BỘ BIỂU MẪU TẠI ĐÂY

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG