Thế giới không ngừng chuyển động từng ngày, cả doanh nghiệp và cá nhân mỗi nhân viên đều mong muốn làm việc với năng suất cao nhất và công sức bỏ ra thấp nhất. Bài viết này CoDX sẽ giới thiệu đến bạn 7 phần mềm quản lý công việc hàng ngày miễn phí giúp lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc một cách tối ưu.
I. Top 7 phần mềm quản lý công việc hàng ngày miễn phí
1. Phần mềm ToDoist
Đây là phần mềm dành riêng để lập danh sách công việc cần thực hiện trong ngày. Hiện Todoist có hơn 10 triệu người đang sửu dụng, giúp họ quản lý công việc chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Ưu điểm của phần mềm này là tự động phân loại và diễn giải công việc dựa trên những thông tin bạn nhập vào.
Ví dụ: Ngày mai bạn có cuộ họp vào 10am. Hệ thống sẽ tự lên lịch nhắc nhỡ và phân task công việc vào đúng mục “Họp hành – Công việc”.
Ngoài quản lý công việc cá nhân, Todoist còn được áp dụng trong quản lý dự án như lên kế hoạch, phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm. Phần mềm dúng dễ dàng giám sát và thông báo deadline đến từng người cụ thể.
>>> Kiến thức cần biết: Gantt chart là gì
2. Calendar
Công việc nhiều chất đống khiến bạn, dù có 24 giờ trong ngày, vẫn không thể làm xuể. Tìm kiếm giải pháp cho vấn đề? Rất may mắn, đã có ứng dụng quản lý công việc cá nhân Calendar.
Ứng dụng Calendar sử dụng công nghệ AI cho phép người dùng trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng thời gian công việc bản thân.
Calendar được nhiều người sử dụng và các trang thông tin lớn khuyến nghị tham khảo như CNN, Entrepreneur, Forbes…
Calendar là một ứng dụng thông minh. Sử dụng AI, Calendar có khả năng cho phép những người dùng khác có thể trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng thời gian công việc của bạn. Giờ đây, nỗi lo chồng chéo các buổi họp của bạn sẽ không còn nữa, vì đã có Calendar.
Đây là ứng dụng hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên có một vài tính năng nâng cao bạn phải trả phí mới được sử dụng.
>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý văn phòng điện tử
3. CloudApp
CloudApp là ứng dụng dùng để quản lý công việc cá nhân, công việc theo nhóm hoặc quản lý lịch làm việc với đối tác, khách hàng hàng đầu hiện nay. Theo khảo sát, ứng dụng này giúp tiết điệm thời gian làm việc đến 56 giờ/tuần.
Ưu điểm nổi bậc của CloudApp là giúp bạn dễ dàng trao đổi công việc với khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp một cách trực tiếp. Thông qua video trực tuyến, hình ảnh…, bạn không cần forward mail hay các thể loại văn bản dài dòng, việc bạn cần làm là show những nội dung mà khách hàng quan tâm qua CloudApp
Hiện có hơn 3 triệu khách hàng đang sử dụng ứng dụng này, trong đó phải kể đến các ông lớn như: Facebook, Adobe…
4. Trello
Trello là phần mềm dành riêng cho việc quản lý công việt dạng Kanban, hoặc dùng để giám sát công việc trong một dự án. Ứng dụng được thiết kế dạng To-Do – List, phân các công việc của dựa án thành các nhóm nhỏ: Việc cần làm, việc đang làm và việc đã hoàn thành.
Đây là một ứng dụng được đánh giá là dễ sử dụng mà không cần bỏ nhiều thời gian tìm hiểu, nghiên cứu với giao diện trực quan, dễ dùng.
Khi hoàn thành công việc, bạn chỉ cần di chuyển chuột, kéo thả từ cột này sang cột khác, rất đơn giản và thuận tiện.
>>> Xem thêm: Hình Thức Tuyên Dương Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp
5. Slack
Slack là ứng dụng quản lý công việc rất hữu ích trong ứng dụng văn phòng. Với các ưu điểm như: trao đổi công việc với đồng nghiệp trực tiếp trên phần mềm, gửi file không giới hạn dung lượng mà không cần phải gửi mail hay gọi điện như trước đây.
Với Slack việc trao đổi công việc dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi phòng ban có thể tạo ra nhóm riêng. Phần mềm này hoàn toàn tương thích với các ứng dụng phổ biến như Dropbox, Google Drive hoặc SalesForce.
6. Toggl
Toggl là ứng dụng chạy trên đa nền tảng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bản. Sau khi bạn thực hiện hoàn thành một công việc, Toggl sẽ phản hồi chi tiết báo cáo cho bạn tằng đã dành bao nhiêu thời gian để xử lý từng đầu mục công việc cụ thể. Giúp bạn tối ưu hóa công việc và nâng cao năng suất.
7. Zapier
Đây là phần mềm quản lý công việc cá nahan giúp người dùng chủ động liên kết các ứng dụng văn phòng với nhau. Ví dụ: Bạn hoàn toàn có thể lưu bất kỳ tệp tin nào trên Gmail vào dữ liệu đám mây của mình trên Dropbox và ngược lại, chuyển thẳng file từ Dropbox cho đối tác thông qua hòm mail.
Điều tuyệt vời ở đây là Zapier cho phép bạn thực hiện tất cả những điều đó chỉ bằng một vài cú click chuột. Không cần viết code, không cần công thức, chỉ cần click chuột thế là đủ. Zapier có hỗ trợ tới 1000 ứng dụng khác nhau, nên đừng quá lo lắng rằng ứng dụng quen thuộc bạn đang dùng có xuất hiện trong danh sách hay không.
II. 7 Mẹo quản lý công việc cá nhân hiệu quả
1. Lập danh sách việc phải làm
Việc liệt kê các công việc cần phải làm, giúp bạn có cái nhìn bao quát và xác định rõ ràng mục tiêu cũng như thứ tự quan trọng của các công việc, giúp bạn dễ dàng xử lý chúng.
2. Tính ưu tiên
Như đã nói bên trên, sau khi tổng hợp tất cả danh sách đầu mục công việc cần làm, không phải công việc nào cũng cần hoàn thành ngay lập tức. Vì vậy bạn phải thiết lập thứ tự ưu tiên cho từng đầu mục công việc.
>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên
3. Lập thời gian biểu
Để tránh quên việc, xót việc hay quá tải công việc, bạn cần xác định thời gian biểu cụ thể cho từng đầu mục công việc. Một khi xác định rõ công việc cần làm và thời gian triển khai cũng như thời hạn hoàn thành sẽ giúp bạn tập trung hơn, tránh những sai sót hoặc bỏ không những khoản thời gian chết một cách lãng phí.
4. Luôn linh hoạt
Trong cuộc sống luôn có những sự việc bất ngờ, khó lường trước. Vì vậy, đôi khi công việc sẽ không diễn ra như dự định, bạn cần phải luôn linh hoạt trong việc xử lý và sắp xếp lại công việc.
5. Thay đổi cách quản lý hiện tại
Thế giới đang thay đổi, và bạn phải cởi mở thích ứng với điều đó để hòa hợp với đa dạng môi trường khác nhau.
Trong công tác quản lý công việc cũng vậy, bạn luôn tìm kiếm và áp dụng các phương pháp mới để nâng cao hiệu suất công việc và đạt hiệu quả tối ưu.
6. Giữ sự kiên nhẫn
Kiên nhẫn xử lý các vấn đè xảy ra giúp bạn xử lý chúng dễ dàng hơn.
7. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc
Việc áp dụng công nghệ vào công việc sẽ là vũ khí tối tân giúp bạn chiến thắng trong các cuộc cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay.
Hy vọng qua bài viết này, CoDX sẽ giúp được bạn trong việc chọn lựa các giải pháp quản lý công việc hữu hiệu mà không mất quá nhiều thời gian và chi phí. Chúc bạn thành công.
Xem thêm các bài viết quản trị nhân sự tại đây.
