6 Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Work & Life Balance – Cân bằng giữa công việc và cuộc sống là mục tiêu hầu hết những người đi làm hướng tới. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này trước hết bạn cần có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Bài viết này CoDX chia sẻ đến bạn đọc những kỹ năng và cách quản lý công việc hiệu quả cần phải có để có cuộc sống và công việc trở nên cân bằng.

Cùng chủ đề: Tìm hiểu về Kanban là gì

1. Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là gì?

Đối với một người lao động bình thường thời gian đi làm thường chiếm ⅓ một ngày. Nếu trong khoảng thời gian này bạn chỉ lao đầu vào làm việc mà không có kỹ năng quản lý, sắp xếp hợp lý thì rất dễ rơi vào tình trạng kiệt sức. Bên cạnh đó, hiệu quả công việc cũng sẽ bị suy giảm. Vậy kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là tập hợp các kỹ năng, phương pháp để sắp xếp công việc. Có thể hiểu đơn giản, trong quy trình quản lý công việc, bạn nhận công việc, sắp xếp nó, thực hiện và bắt đầu theo dõi cho đến khi hoàn thành với kết quả tốt nhất, tối ưu thời gian, công sức.

Kỹ năng này không chỉ cần thiết trong công việc mà nó còn hữu ích trong cho mọi vấn đề cuộc sống. Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp cuộc sống, công việc của bạn thuận lợi và ít gặp vấn đề phát sinh hơn.

2. Lợi ích của kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Khi biết cách quản lý công việc hiệu quả, lợi ích thấy rõ nhất đó chính là hiệu suất được nâng cao. Bằng cách lên kế hoạch và thực hiện một cách khoa học công việc của bạn sẽ hoàn thành trong thời gian ngắn và đạt mục tiêu nhanh chóng. 

Bên cạnh đó, kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp công việc một cách có hệ thống, tránh bị quá tải và đảm bảo hoàn thành đúng hạn. Điều này sẽ giúp giảm căng thẳng, áp lực tạo điều kiện cho sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Trong công việc, xây dựng hình ảnh cá nhân cũng là một yếu tố rất cần thiết bởi điều này sẽ giúp bạn mở rộng được các mối quan hệ. Khi có khả năng quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ nhận được sự tin cậy và gia tăng mức độ uy tín của bản thân.

3. 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Xã hội ngày càng phát triển, con người ngày càng phát minh ra nhiều công nghệ, công cụ hiện đại để phục vụ cuộc sống. Đối với kỹ năng quản lý công việc, đã có nhiều công cụ giúp con người thực hiện mọi thứ dễ dàng hơn. Dưới đây là 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả với sự hỗ trợ “đắc lực” từ phần mềm quản lý công việc CoDX.

3.1 Kỹ năng lên kế hoạch 

Công việc dù phức tạp đến đâu, khi có một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết cũng trở nên dễ thực hiện. Mỗi ngày, hãy gia ra một khoảng thời gian để lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Đối với những công việc mang tính chất giai đoạn, bạn có thể lên kế hoạch theo tuần, tháng để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. 

Phần mềm quản lý công việc CoDX Task, cho phép bạn lên kế hoạch theo ngày, tháng, hoặc theo từng dự án. Thêm công việc dưới dạng To-do List sẽ giúp kiểm soát được tất cả các mục việc thực hiện theo trình tự mà không bị sót việc. 

Xác định mức độ ưu tiên cho công việc là một trong những bước quan trọng khi lập kế hoạch làm việc. CoDX hỗ trợ gắn cờ công việc với mức độ ưu tiên cao, bình thường, thấp. Theo đó, những việc ở mức độ ưu tiên cao sẽ được đưa lên đầu, tiếp đến là những công việc mức độ ưu tiên thấp hơn.

Khi lên kế hoạch công việc rõ ràng, bạn sẽ theo dõi được những việc đã hoặc chưa hoàn thành. Đánh giá mức độ hoàn thành và so sánh với mục tiêu tổng sẽ khiến công việc liền mạch, tránh đi sai hướng. 

3.2 Kỹ năng đặt thời hạn cho công việc

Kỹ năng đánh giá mức độ khó và đặt thời hạn cho công việc sẽ là chìa khóa chính để mở “hộp” hoàn thành công việc. Với kỹ năng này, bạn cần biết kết hợp kỹ năng đặt sự ưu tiên và ước lượng thời gian hoàn thành. 

Một mẹo nhỏ được rất nhiều nhà lãnh đạo chia sẻ khi đặt thời hạn cho công việc, đó chính là với những công việc khó bạn nên thực hiện nó vào đầu ngày và đặt thời hạn hoàn thành trong thời gian ngắn nhất có thể. Khi đặt áp lực thời gian cho công việc, não bộ sẽ gia tăng sự tập trung và khi có deadline bạn mới thật sự khám phá ra năng lực thật sự của bản thân. 

3.3 Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả 

Đi đôi với các deadline công việc bạn cần có một phần mềm nhắc việc hiệu quả. Đừng quá tin tưởng vào trí nhớ của bản thân, hoặc trông chờ vào một ai đó nhắc nhở công việc cho bạn. 

CoDX Task có trợ nhắc việc thông minh để bạn không bỏ lỡ bất kỳ một đầu việc nào. Khi sắp đến thời hạn công việc, CoDX sẽ tự động nhắc nhở công việc qua email. Trong công việc nhóm, khi có công cụ  nhắc nhở công việc sẽ đảm bảo các thanh viên sẽ theo dõi đúng tiến độ và làm việc hiệu quả.

3.4 Kỹ năng giao việc

Kỹ năng phân chia công việc khi làm việc nhóm là một yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án sự hiệu quả và thành công. Nếu bạn là một người trưởng nhóm, thì đây thực sự là một kỹ năng cần có để quản lý công việc hiệu quả.

CoDX Task hỗ trợ giao việc cho từng thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công việc. Bên cạnh sử dụng công cụ hỗ trợ giao việc, người quản lý cũng cần có những kỹ năng quan sát, đánh giá ưu nhược điểm của mỗi cá nhân để giao nhiệm vụ đúng người đúng việc, đảm bảo sự công bằng, khách quan.

>>> Xem chi tiết: 15 Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại giúp sắp xếp, checlist công việc hiệu quả

3.5 Kỹ năng đánh giá

Việc tổng hợp kết quả, đánh giá công việc theo tuần, tháng, quý,… hay theo giai đoạn tiến độ là kỹ năng cần thiết khi thực hiện công việc. Việc này sẽ giúp bạn xác định được công việc có đi đúng định hướng hay không và có các điều chỉnh phù hợp.

CoDX Task cho phép xem nhanh báo cáo công việc ở nhiều dạng một cách trực quan. Người dùng chủ động lọc lại các dữ liệu theo phòng ban hoặc cá nhân. Báo cáo thống kê theo thời gian, theo dự án; đánh giá hiệu quả của nhân viên.

3.6 Hãy nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Một kỹ năng quản lý công việc hiệu quả tưởng chừng đơn giản nhưng rất ít người thực hiện đúng. Phân bổ thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý là yếu tố giúp cân bằng công việc và cuộc sống. Bạn nên sắp xếp một khoảng nghỉ khi thực hiện nhiều công việc liên tục, cân nhắc và để thời gian thư giãn vừa đủ để không quá xa đà. 

Bạn có thể thực hiện theo nguyên tắc Pomodoro. phương pháp này đề xuất chia công việc thành các đợt tập trung ngắn và thường xuyên, mỗi đợt kéo dài khoảng 25 phút (gọi là một pomodoro), sau đó nghỉ ngơi trong 5 phút. Sau mỗi 4 pomodoro bạn sẽ được thư giãn dài hơn (khoảng 15-30 phút). Phương pháp này giúp tăng khả năng tập trung và duy trì năng suất trong quá trình làm việc.

Có thể thấy, khi có đủ các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ hoàn toàn chuyên tâm vào công việc trong thời gian dành cho công việc. Không có khoảng thời gian chết, sao nhãng và nâng cao được hiệu suất. Bên cạnh đó, khi quản lý tốt công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian dành riêng cho bản thân, gia đình hay các mối quan hệ xung quanh.

Sử dụng “trợ thủ” phần mềm quản lý công việc CoDX, công việc sẽ trở nên suôn sẻ và có được cách quản lý công việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, trong kỷ nguyên số doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp nhân viên chủ động hơn trong phong cách làm việc, tiến tới một doanh nghiệp hoạt động năng suất, đạt nhiều lợi nhuận.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

●       Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

●       Số điện thoại: 0968 61 23 50

●       Hotline: 1900252581

●       Email: [email protected]

●       Website: https://www.codx.vn

●       Trang kiến thức quản trị: https://businesswiki.codx.vn