Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Sơ Đồ Gantt Là Gì

Sơ Đồ Ngang Gantt Là Gì? Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Quản Lý Dự Án

Nội dung chính

Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều công cụ để lựa chọn cho việc quản lý dự án của mình. Một trong số đó, sơ đồ ngang Gantt là phương pháp lập kế hoạch phổ biến và hữu ích nhất. Vậy sơ đồ ngang Gantt là gì? Cách thiết lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án ra sao. Cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết sau.

I. Sơ đồ ngang Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart) là công cụ dùng để thiết lập trình tự công việc, quản lý dự án, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ Gantt sẽ bao gồm 2 thành phần chính: trục ngang thể hiện mốc thời gian cho từng đầu mục công việc, trục đứng thể hiện từng công việc cụ thể.

Chính cách bố trí đơn giản, truyền thống nhưng trực quan, rõ ràng, sơ đồ ngang Gantt đã trở thành công cụ lâu đời, nhưng rất hiệu quả trong việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ dự án.

>>> Xem thêm: Quản lý bộ quy trình cho doanh nghiệp

II. Ưu và nhược điểm của sơ đồ Grantt là gì?

2.1 Ưu điểm

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Với hình thức trình bày đơn giản qua 2 trục chính, Gantt chart giúp bạn nắm rõ tổng quan các thông tin cơ bản của dự án như: thời điểm bắt đầu, thời hạn hoàn thành công việc, ai là người phụ trách, mối quan hệ giữa công việc này với công việc khác, giữa công việc với toàn bộ dự án.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người xử lý công việc được thể hiện minh bạch trong từng mắc xích của dự án. Điều này giúp các thành viên trong dự án chủ động hoàn thành công việc của mình, không bị chồng chéo nhiệm vụ với nhau. Mọi người sẽ có trách nhiệm với công việc của mình tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Sơ đồ Gantt giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về dự án. Điều này giúp cho doanh nghiệp lập kế hoạch, phân phối nhân lực, phân công công việc một cách hiệu quả. Đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng tối ưu và hợp lý.

2.2 Nhược điểm

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

Trong quá trình vận hành thực tế, nếu nhà quản trị cố gắng phân chia công cùng lức với quá trình xây dựng sơ đồ gantt, họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ dự án nếu trong quá trình vận hành có quá trình nào đó bị tính toán sai, bị bỏ sót hoặc một sai lầm nào đó.

Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ

Đối với những dự án có hàng trăm đầu việc hoặc thời gian diễn ra dự án dài, thì gantt chart dễ mất dần tính năng của nó. Do rất khó xem tổng quan toàn dự án trên một màn hình máy tính. Hơn nữa, việc có quá nhiều đầu việc, phải cập nhật thường xuyên cũng khiến cho nhà quảng trị mất nhiều thời gian.

Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .

Có 3 yếu tố quan trọng cần ràng buộc trong quản lý dự án là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong đó yếu tố chi phí và phạm vi dự án khó có thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận biết được thứ tự ưu tiên công việc nếu trong sơ đồ có quá nhiều đầu mục công việc đan xen, liên tiếp nhau.

So do ngang Gantt

>> Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Tài Liệu Và Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp

III. Cách vẽ một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Ngày nay với sự ra đời của công nghệ máy tính và các phần mềm, biểu đồ Gantt đã có nhiều cải biên so với biểu đồ Gantt vẽ tay truyền thống. Giúp cho việc khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng hơn. Các bước cơ bản để vẽ một sơ đồ ngnag Gantt gồm:

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên trong quá tình xây dựng một sơ đồ Gantt là bạn cần liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thực hiện trong một dự án. Để liệt kê đầy đủ công việc đó, cần gắng với mục tiêu mà dự án cần đạt, vì vậy, dự án mới thực sự hiệu quả. Sau đó xác định thời gian dự kiến để bắt đầu dự án và thời gian ước tính cần thực hiện.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những ưu điểm nổi bậc của sơ đồ ngang Gantt là thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi đã xác định được đầu mục công việc và thời gian thực hiện, việc tiếp theo là xác định công việc nào hoàn thành trước mới bắt đầu công việc kia, đây là sự ràng buộc giữa các công việc.

Các hoạt động này có thể là tuần tự, tuyến tính hoặc song song. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

• Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ này kết thúc công việc kia mới bắt đầu.
• Start to Start (SS) – Nhiệm vụ phải được bắt đầu cùng nhau, không thể
• Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
• Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

>> Xem thêm: Vì Sao Cần Xây Dựng Ví Điện Tử Cho Nhân Viên?

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

so do ngang Gantt

Để thể hiện sơ đồ ngang Gantt bạn có thể vẽ bằng tay, bằng Excel hoặc sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như: Microsoft Project, Lạc Việt,  CoDX…

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án chạy dọc trên biểu đồ Gantt nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai dự án có thể sẽ có nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.

Chia sẻ bài viết:

Share on facebook
Share on pinterest
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Share on print

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG