Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là gì? Quy trình, giải pháp thực hiện tối ưu nhất

Nội dung chính

Kỷ nguyên công nghiệp 4.0 mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số đem lại hiệu suất kinh doanh, tối ưu hóa quy trình quản lý vượt trội. Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Để việc chuyển đổi số thành công, bước đầu tiên nhất chính là thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ giấy truyền thống. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn loay hoay trong vấn đề này và chưa thật sự tìm ra được giải pháp tốt nhất.

Nếu quý doanh nghiệp đang đọc bài viết nằm trong đối tượng gặp khó khăn về vấn đề này cũng không cần phải quá lo lắng. Vì tất cả thông tin về số hóa tài liệu sẽ được CoDx cập nhật đầy đủ và chi tiết nhất trong bài viết hôm nay. Cùng tìm hiểu ngay bên dưới đây nhé.

1. Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu của doanh nghiệp (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết.
Việc số hóa giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tìm kiếm và xử lý thông tin. Doanh nghiệp của bạn sẽ không còn các nỗi lo về việc các giấy tờ bị thất lạc, các hỗ sơ cũ có thể bị ẩm mốc, rách hoặc thiếu không gian lưu trữ.

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển các quy trình thủ công hoặc các thông tin trên giấy tờ thành dạng kỹ thuật số.

Số hóa tài liệu là gì

Việc thực hiện chuyển đổi số hóa tài liệu đem lại rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, góp phần tạo ra nền tảng văn phòng trực tuyến chuyên nghiệp, hoạt động hiệu quả nhất. Cụ thể:

  • Kích thước, dung lượng không gian lưu trữ tài liệu được giảm vượt trội. Việc thực hiện số hóa không chỉ đơn giản là giảm thiểu “đáng kể” không gian mà là đem lại kết quả vượt bật, tối ưu không gian vật lý của doanh nghiệp.
  • Tài liệu hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trữ an toàn, sẽ không còn tình trạng cháy, hỏng, nhàu nát, phai màu như tài liệu giấy. Ngoài ra, các tài liệu số cũng giảm được khả năng bị mất, thất lạc.
  • Tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng: Với tài liệu số được lưu trữ trên các phần mềm quản lý tài liệu, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm file tài liệu hoặc từ bất kỳ đoạn văn bản nào cũng sẽ giúp tìm kiếm nhanh chóng tài liệu cần. Có thể nói, đây là tính năng được rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao khi thực hiện chuyển đổi số hóa tài liệu.
  • Thông tin được chia sẻ trong nội bộ nhanh chóng nhất: Chỉ với một vài cái click chuột, file tài liệu sẽ được chuyển đến cho người cần mà không phải tốn thời gian di chuyển.
  • Khả năng bảo mật thông tin tốt hơn so với lưu trữ truyền thống.
  • Hiệu suất công việc được nâng cao, gia tăng năng suất: Đích đến cuối cùng của những ưu điểm vượt trội trên chính là tạo ra hiệu suất công việc tốt nhất. Quá trình vận hành các hoạt động được tối ưu giúp đạt được nhiều hiệu quả kinh hoanh.

2. Cần chuẩn bị gì trước khi thực hiện số hóa tài liệu giấy?

Để thực hiện quá trình chuyển đổi số hóa tài liệu thành công, Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý xác định đúng nhu cầu về tài liệu sau khi được số hóa:

  • Tài liệu mà Doanh nghiệp thực hiện số hóa là gì? Có muốn số hóa hồ sơ hay không?
  • Kích thước tài liệu mong muốn trên nền tảng số
  • Số lượng muốn thực hiện số hóa là bao nhiêu?
  • Chất lượng tài liệu như thế nào? Độ phân giải bao nhiêu? Scan 1 hay 2 mặt.
  • Xác định các loại định dạng tài liệu số mong muốn: PDF, JPEG, TIFF, …
  • Ngân sách dự kiến
  • Lựa chọn phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu uy tín chất lượng.

Sau khi đã xác định được những yếu tố trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước thực hiện số hóa. Có 2 phương án, tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ. Dù chọn phương án nào thì doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo quy trình số hóa tài liệu như bên dưới đây.

3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp

Tùy vào quy trình hoạt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có quy trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước để chuyển đổi dữ liệu, số hóa bao gồm các bước cơ bản như sau:

  • Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tùy vào nhu cầu số hóa mà các bộ phận phòng ban thu thập các tài liệu tương ứng để để hóa, vì không thể trong cùng một thời gian mà bạn có thể số hóa toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp. Bạn cần thu thập, xắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng loại tài liệu.

Ví dụ: Nếu cần số hóa tài liệu của phòng HR, cần chuẩn bị các thông tin như: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động hoặc bảng chấm công, bảng lương….

  • Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Các tài liệu sau khi thu thập được lựa chọn, loại bỏ các tài liệu hư hỏng, rách, ẩm. Gỡ bỏ ghim kẹp, lấy khỏi các bìa cứng… Tùy vào loại tài liệu và nhu cầu lưu trữ và kỹ thuật số hóa sẽ khác nhau. Có thể scan đối với các tài liệu thông thương hoặc Bookscan đối với các tài liệu dạng đóng quyển.

  • Bước 3: Thiết lập hệ thống

Sau khi tài liệu được scan chụp cần hệ thống lại bằng cách tạo thư mục lưu trữ, định dạng file, đặt tên. Các file đã được số hóa, được tập hợp theo tổ chức ban đầu để tạo thành siêu dữ liệu lưu trữ (metadata).

  • Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tài liệu sau số hóa cần kiểm tra lại chi tiết, nếu có tài liệu hoặc mục nào chưa đạt yêu cầu thì cần chỉnh sửa lại

  • Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi tổ chức số hóa tài liệu xong cần gửi lại hồ sơ gốc cho các phòng ban hoặc bộ phận văn thư lưu trữ. Các tài liệu đã được số hóa sẽ bàn giao theo cách phân quyền hệ thống.

Quy trình số hóa tài liệu

4. Điểm cần lưu ý khi thực hiện quá trình số hóa

Quá trình số hóa sẽ có các yếu tố tác động đến tốc độ và kết quả số hóa bao gồm:

  • Mục tiêu số hóa tài liệu

Việc số hóa cần gắng với mục tiêu: Số hóa để làm gì? Lợi ích sau số hóa là gì? Bạn không thể tiêu tốn tiền bạc và nhân lực số hóa nhưng lại không mang lại giá trị thực tiễn. Các mục tiêu rõ ràng nhất có thể xác định là: dễ dàng lưu trữ, dễ dàng chia sẽ, rút ngắn quy trình làm việc…

  • Trang thiết bị dùng số hóa

Nên lựa chọn các nền tảng cho phép lưu trữ và khai thác tài liệu đã được số hoá với nhiều định dạng khác nhau. Với chúng, bạn có thể dễ dàng truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.

  • Lựa chọn tài liệu

Như đã nói ở trên, bạn khó có thể số hóa tài liệu một lần toàn bộ. Hãy lựa chọn các tài liệu thiết yếu số hóa trước. Khi chọn tài liệu cần chú trọng đến nội dung tài liệu đó, là tài liệu quý hiếm, tài liệu 1 bản….

  • Nhân lực thực hiện

Nên lựa chọn người có thể làm chủ công nghệ, có khả năng tư duy sắp xếp để đảm bảo tính dễ dàng tìm kiếm và hiệu quả của tài liệu được số hóa. Đảm bảo các tài liệu có chất lượng và được lưu trữ trong thời gian dài.

  • Kinh phí triển khai

Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định thực hiện, bạn phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn: mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực cũng không hề nhỏ.

5. Giải pháp số hòa tài liệu tối ưu nhất hiện nay

Như đã đề cập, hiện có 2 giải pháp phổ biến mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn như sau:

  • Chọn các phần mềm số hóa tài liệu miễn phí: Cách này được đa phần các doanh nghiệp quy mô nhỏ lẻ sử dụng, bởi khối lượng tài liệu không lớn, thông tin không thật sự cần phải quá bảo mật. Hiện có rất nhiều phần mềm Scan tài liệu để chuyển đổi số có thể áp dụng như Camscanner, Fastscanner, Photoscan của Google photos, dụng dụng ghi chú trên Iphone, ….
  • Sử dụng dịch vụ số hóa: Hiện có rất nhiều dịch vụ thực hiện số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm hiểu và cân nhắc lựa chọn đơn vị thực hiện uy tín chuyên nghiệp nhất. CoDx khuyến khích quý doanh nghiệp nên thực hiện cách này bởi đây là giải pháp giúp tài liệu được số hóa chuyên nghiệp nhất, không những tiết kiệm tối đa thời gian mà còn đảm bảo được tính bảo mật cho tài liệu lưu trữ.

Thực hiện số hóa tài liệu là công việc không thể thiếu trong quy trình chuyển đổi số Doanh nghiệp. Để số hóa thành công, tối ưu chi phí và nhanh chóng nhất đòi hỏi Doanh nghiệp cần trang bị thật kỹ kiến thức liên quan. Do đó, CoDx đã cập nhật đầy đủ và chi tiết những thông tin về số hóa tài liệu lưu trữ trong bài viết này. Hy vọng những thông tin này thật sự hữu ích để doanh nghiệp thực hiện số hóa và quản lý tài liệu tối ưu nhất.

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG