CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

quản lý tài liệu

Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử online trên máy tính tối ưu

Nội dung chính

Tài liệu, hồ sơ là dữ liệu mà bất kì tổ chức doanh nghiệp nào cũng sẽ có. Các tài liệu này không những là tài sản mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến quá vận hành, phát triển cũng như phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi công ty. Theo năm tháng, số lượng tài liệu ngày một nhiều, điều này đồng nghĩa khả năng tra cứu, quản lý tài liệu cũng sẽ khó khăn hơn.

Để giải quyết được vấn đề này, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy trình quản lý tài liệu bài bản chuyên nghiệp. Vậy, quy trình này thực hiện như thế nào? Và đâu là giải pháp quản lý  tối ưu nhất hiện nay. Cùng CoDx tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé.

1. Quản lý tài liệu là gì?

Một thực trạng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải chính là khả năng hiểu rõ các định nghĩa về tài liệu, cách quản lý, … còn nhiều hạn chế hoặc hiểu chưa tường tận. Để thực hiện tốt quy trình quản lý thì điều đầu tiên cần thực hiện là nắm vững những khái niệm cơ bản nhất.

Tài liệu là gì

1.1 Tài liệu là gì?

Tài liệu là toàn bộ những dữ liệu thông tin của các vấn đề sản xuất, quản lý và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu ở nghĩa rộng hơn, tài liệu là tri thức giúp con người ghi nhớ những nội dung quan trọng đặc biệt có giá trị đối với các hoạt động sản xuất và đời sống. Ở bất kỳ các lĩnh vực nào, tài liệu luôn giữ vai trò cực kỳ quan trọng, là yếu tố ảnh hưởng lớn đến khả năng hoạt động và phát triển của tổ chức đó.

1.2 Quản lý tài liệu là như thế nào?

Quản lý tài liệu là công việc phản ảnh hoạt động của con người tác động đến nguồn tài liệu hiện có. Những công việc quản lý được thực hiện như phân loại, sắp xếp, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, …

Quản lý tài liệu hiệu quả tối ưu nhất chính là khả năng tổ chức, sắp xếp tài liệu hợp lý, thời gian tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ nội bộ dễ dàng và đảm bảo chi phí tiết kiệm nhất. Điểm đến cuối cùng là đảm bảo quá trình vận hành tốt nhất, từ đó đem đến những hiệu quả tích cực trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Vậy thực hiện quy trình quản lý tài liệu như thế nào hiệu quả nhất?

2. Quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý tài liệu

Quy trình quản lý tài liệu bài bản, chuyên nghiệp sẽ bao gồm 5 bước sau đây:

Bước 1. Chọn tủ chứa để lưu trữ và quản lý tài liệu

Trong bước đầu thiết lập quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ là lựa chọn thiết bị lưu trữ hồ sơ. Cần lựa chọn các loại tủ chứa có nhiều ngăn và nhiều loại kích thước khác nhau. Vì hồ sơ tài liệu gồm nhiều loại, điều đó sẽ dễ dàng quản lý và phân chia tài liệu hơn.

Để không bị nhầm lần, có thể dán các nhãn bên ngoài để dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra có thể chọn thêm các laoij giấy nhớ có các màu sắc khác nhau để nhắc nhở bạn khi tìm kiếm.
Để tiết kiệm diện tích, ngoài các tủ truyền thống, bạn có thể chọn các tủ treo tường. Hoặc lưu trữ trong các thùng chứa hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy xuất.

Bước 2. Phân loại hồ sơ

Bước tiếp theo là bạn cần phân loại hồ sơ. Tùy theo nhu cầu quản lý và quy định của doanh nghiệp bạn mà tiến hành phân loại hồ sơ phù hợp. Gọi ý các bạn phân loại hồ sơ theo các nhóm sau:

  • Quản lý theo từng dự án thực hiện (phân chia theo thời gian, địa lý, khách hàng hoặc giá trị hợp đồng….)
  • Quản lý theo loại hồ sơ (quy định công ty, thông báo, các quyết định….)
  • Quản lý theo thời gian (hồ sơ theo năm, theo tháng, quý….)
  • Quản lý theo từng phòng ban, lĩnh vực (phòng kế toán, nhân sự, kinh doanh….)

Tùy thuộc và tính tiện dụng và nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn có thể sắp xếp và phân loại sao cho phù hợp nhất.

Bước 3. Sắp xếp hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp

Sau khi đã lựa chọn nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ là sắp xếp chúng một cách khoa học và gọn gàng. Có thể sắp xếp từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng. Một vài gợi ý cho việc sắp xếp hồ sơ như sau:

  • Sắp xếp theo thời gian (từ cũ đến mới, trước ra sau…)
  • Sắp theo thứ tự bảng chữ cái
  • Sắp theo tính chất quan trọng, cần xử lý của hồ sơ ( đang soạn thảo, chờ phản hồi, đã hoàn thiện….)

Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ

Bước 4. Lập danh mục hồ sơ tài liệu

Nhiều người sẽ có thắc mắc tại sao phải lập danh mục hồ sơ trong quy trình quản lý tài liệu. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, nhân viên văn thư hoặc người quản lý hồ sơ có thể sắp xếp, tra cứu một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.

Bước 5. Lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu

Như đã nói ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:

  • Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
  • Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
  • Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.

Ở các doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý lưu trữ tài liệu còn gặp khá nhiều khó khăn. Việc lẫn lộn hay thiết mất hồ sơ là điều khó tránh khỏi. Chính vì vậy, việc lập quy trình quản lý hồ sơ như trên sẽ giúp khai thác và sử dụng hồ sơ một cách đơn giản và dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghệ thông tin được áp dụng ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp thì hầu như mọi tài liệu đều được chuyển đổi thành dữ liệu điện tử lưu trữ trên các nền tảng đám mây. Việc thực hiện quy trình như trên chỉ thích hợp với tài liệu hồ sơ giấy và thực hiện lưu trữ tại công ty. Vậy, đâu là giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tối ưu nhất?

>>> Có thể bạn chưa biết: Chuẩn tài liệu Dublin là gì

3. Quản lý tài liệu với giải pháp tối ưu nhất?

Đây không chỉ là câu hỏi của một vài doanh nghiệp nhỏ mà ngay cả những doanh nghiệp lớn cũng đang tìm kiếm cho mình giải pháp tối ưu nhất. Một giải pháp được hầu hết các doanh nghiệp hiện nay quan tâm tìm hiểu và bước vào giai đoạn triển khai đó chính là sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ điện tử trên các nền tảng đám mây.

Một ví dụ về nền tảng này chính là Google Drive mà rất nhiều người sử dụng hiện nay để quản lý tài liệu online cá nhân. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp, để quản lý tối ưu nhất thì việc sử dụng các dịch vụ phần mềm là điều cần thiết bởi các nguyên nhân sau đây:

  • Cung cấp các tính năng quản lý, tìm kiếm, chia sẻ dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng nhất.
  • Quản lý công việc hiệu quả với khả năng dễ dàng tạo lập quy trình làm việc trên phần mềm quản lý.
  • Hỗ trợ các bộ tài liệu, form mẫu, tài liệu hành chính
  • Tính năng bảo mật dữ liệu được nâng cao
  • Chi phí vận hành quá trình quản lý được tối ưu nhất.

4. Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên máy tính bằng CoDX Document

Chuyển đổi số CoDX tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên máy tính được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn hiện nay.

Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả

Phân hệ phần mềm quản lý tài liệu của CoDX là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý dữ liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.

  • CoDX Document giúp quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi sử dụng, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
  • CoDX Document phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
  • CoDX Document hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu online một cách nhanh chóng, thuận tiện.
  • Người dùng dễ dàng tra cứu tài liệu với tính năng tìm kiếm theo tiêu đề hay đoạn văn chi tiết có trong file. Với tính năng này, tốc độ tìm kiếm được cải thiện vượt trội so với các phần mềm khác trên thị trường.

Liên hệ CoDX ngay hôm nay để nhận được ưu đãi sử dụng miễn phí phân hệ mạng xã hội nội bộ (CoDX – Workplace) và phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên (CoDX – HR) khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CoDX – Document.

Hoặc liên hệ với chúng tôi để nhận được cơ hội trải nghiệm thử miễn phí phần mềm tại:

CÔNG TY TNHH HỢP TÁC CHUYỂN ĐỔI SỐ CODX
SDT: 0901.555.065
Email: info@codx.vn

>>> Xem thêm: Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG