Quy trình chấm công tính lương chuẩn xác chuyên nghiệp

Trong mỗi doanh nghiệp, để luôn đảm bảo tính công bằng và quyền lợi nhân viên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự thiết lập hệ thống quy trình chấm công tính lương nội bộ công khai, minh bạch và hiệu quả. Vậy quy trình chấm công, tính lương trong doanh nghiệp gồm những gì? Cùng CoDX theo dõi qua bài viết sau.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Trong hệ thống quản trị nhân sự doanh nghiệp, quy trình chấm công tính lươngnghiệp vụ kế toán vô cùng quan trọng, là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và giữ chân nhân tài:

  • Bộ phận nhân sự sau khi tiếp nhận thông tin nhân viên từ quá trình tuyển dụng sẽ bắt đầu theo dõi thời gian đi làm của nhân viên cũng như các hoạt động nghỉ ốm, không lương, đi muộn/về sớm;
  • Sau đó tổng hợp thành bảng tổng công cuối tháng, tiến hành tính lương;
  • In hoặc gửi mail đển nhân viên kiểm tra, điều chỉnh;
  • Tiến hành thanh toán lương;

Thông thường, quy trình duyệt phiếu lương tại doanh nghiệp có 2 cách:

  • Cách 1: Xuất dữ liệu từ phần mềm chấm công online, gửi bản công tổng hợp đến tất cả mọi người. Sau khi đối chiếu, xác nhận sẽ tiến hành xuất ra bảng lương trình ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tiếp đó, bảng lương lại được gửi bến từng nhân viên và mọi người tiến hành kiểm tra lần 2.
  • Cách 2: Bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp cả bảng công và bảng lương cho từng cá nhân, nếu có sai sót, người lao động sẽ phản hồi lại nhân sự và điều chỉnh tương ứng sau đó trình lên ban lãnh đạo.

Quy trình chấm công tính lương

>>> Xem thêm: Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí

TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP TỪ CODX

2. Quy định chấm công tính lương chuẩn, mới nhất

Tổng giờ công của người lao động được thể hiện trên bảng chấm công của nhân viên đó, quy định như sau:

  • Trường hợp thiếu công, người lao động phản hồi với nhấn sự hoặc làm phiếu đề nghị xác định lại công làm việc dựa trên quy định của công ty.
  • Trường hợp sai công do sai sót về thời gian làm việc không đúng quy chế hoặc nhầm ký hiệu chấm công, phòng nhân sự phối hợp nhân viên giải trình, điều chỉnh. Nếu vi phạm quy chế thì phải có biện pháp xử lý theo đúng quy định.
  • Các trường hợp tăng ca, để tính công phòng nhân sự cần đối chiếu tổng hợp với phân công tăng ca hoặc các giấy tờ đề nghị tăng ca

>> Xem thêm:

3. Quy trình chấm công tính lương chuẩn xác

Dưới đây là các bước thực hiện quy trình chấm công tính lương đúng nhất.

3.1 Cập nhật các mức lương, chế độ cho từng nhân viên

Các mức lương thưởng và chế độ cho từng nhân viên đã được thông báo cho người lao động từ ngày đầu làm việc tại công ty. Tuy nhiên, nếu trong tháng có thay đổi về mức lương thưởng, bảo hiểm hoặc các khoản thu nhập khác so với trước đó thì bộ phận nhân sự có trách nghiệp thay thế số liệu, cập nhật vào trong bảng lương.

3.2 Xác định mức lương thực tế

Quy trình chấm công tính lương sẽ dựa vào các thông tin như lương cơ bản, lương tăng ca, lương các ngày chủ nhật, lễ tết mà nhân sự tính ra mức lương thực tế cho nhân viên.

3.3 Xác định thưởng năng suất

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ có cơ cấu tính chỉ tiêu đánh giá năng lực và mức thưởng cho nhân viên khác nhau. Các bộ phận phòng ban có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi bảng chỉ tiêu đánh giá về cho phòng nhân sự. Nhân sự tổng kết, tính lương và trình trưởng phòng xem xét.

Mức thưởng năng suất thực tế sẽ bằng mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc.

Quy trình chấm công tính lương
Mức thưởng năng suất thực tế sẽ bằng mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc

>> Xem thêm:

3.4 Xác định các khoản giảm trừ trong quy trình chấm công tính lương

Trong quy định chấm công tính lương, các khoản trừ bao gồm các khoản đóng bảo hiểm, công đoàn hoặc các khoản tiền ứng, bồi thường thiện hại hoặc các khoản tiền trách nhiệm hoặc chức vụ….

3.5 In và kiểm tra bảng lương

Nhân viên tính lương sẽ in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo: loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng, mức thu nhập trung bình trong từng bộ phận,…
Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận. Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho Giám Đốc xem xét và phê duyệt.

3.6 In phiếu lương và thanh toán lương để hoàn thành quy trình chấm công tính lương

Sau khi ban lãnh đạo duyệt bảng lương, bộ phận nhân sự tiền lương tiến hành in phiếu lương và gửi bảng lương tổng hợp cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán lương cho nhân viên.

Phòng kế toán cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục và gửi tiền lương vào ngân hàng theo quy định.

Để giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng chấm công tính lương. Với sự trợ giúp của phần mềm, mọi quy trình chấm công tính lương đều được tự động hóa.

>>> Chủ đề liên quan:

ĐIỀN THÔNG TIN ĐỂ TẢI EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

ĐIỀN THÔNG TIN ĐỂ TẢI EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Anh/Chị có muốn nhận tư vấn giải pháp TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH cho tổ chức của mình không?