Với hiện trạng số hóa hiện nay, thì việc quản lý dữ liệu truyền thống đang dần lạc hậu và không còn phù hợp. Sự ra đời của phần mềm số hóa tài liệu sẽ là giải pháp tối ưu là đòn bẩy, giúp doanh nghiệp xóa bỏ khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ. Cùng CoDX đi chi tiết hơn để hiểu thêm về phần mềm số hóa tài liệu và những vấn đề liên quan thông qua bài viết sau.
Cùng chủ đề:
- Hướng dẫn chuyển ghi âm thành văn bản từ A – Z
- Cách scan tài liệu trên máy tính nhanh chóng
- Các hình thức số hóa quan trọng cần biết
1. Hiện trạng số hóa tài liệu hiện nay
Hiện nay theo đánh giá có tới 90% tài liệu đang được các đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ dưới dạng văn bản cứng. Điều này dẫn đến việc khai thác và sử dụng gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thơi gian nhân lực. Trung bình một nhân viên có thể sẽ mất 55% thời gian để lọc tài liệu và quản lý, chưa kể 67% dữ liệu có thể mất và có đến 70% văn bản, tài liệu bị hư hỏng, thất lạc hoặc không được chia sẻ đến người cần.
Qua những số liệu trên chúng ta mới thấy rằng còn nhiều đơn vị và doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng việc số hóa tài liệu. Xét cho cùng số hóa tài liệu tuy rằng quan trọng nhưng không phải đơn vị nào cũng đủ tiềm lực tài chính và nhân lực để hiện thực tất cả quy trình số hóa đó. Do đó, phần mềm số hóa tài liệu sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực mà các đơn vị, doanh nghiệp cần ngay lúc này.
2. Phần mềm số hóa tài liệu chuyên nghiệp cho đơn vị, doanh nghiệp
Số hóa là bước thực hiện đầu tiên quan trọng nếu Doanh nghiệp muốn xây dựng phần mềm văn phòng trực tuyến giúp giải quyết những vấn đề về việc quản lý và những tồn động thông tin dữ liệu cho đơn vị doanh nghiệp.
a. Phần mềm số hóa tài liệu là gì?
Phần mềm số hóa tài là việc sử dụng những kỹ thuật hiện đại hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây giúp các đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
|
Giải pháp lưu trữ:
|
b. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm
Điểm qua một số lợi ích mà phần mềm số hóa tài liệu mang lại như sau:
- Tiết giảm các chi phí vận hành như: in ấn, nhân sự, quản lý,…
- Không phải mất thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu
- Nâng cao hiệu quả hoạt động, quản lý của đơn vị, doanh nghiệp
- Tiết kiệm đến 50% công sức lao động giúp tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, khai thác điện tử
- Việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và phân quyền tài liệu hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học.
c. Tính năng ưu việt mà phần mềm số hóa tài liệu mang lại
05 tính năng nổi bật của như sau:
- Số hóa dữ liệu từ tài liệu, hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử.
- Đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu, hồ sơ với khả năng nhận dạng (OCR ) trên 190 ngôn ngữ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp tổ chức.
- Tuân thủ theo các quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành.
- Tích hợp với cơ chế mã vạch hỗ trợ ghi nhận mượn, ghi nhận trả, giúp các bộ phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng.
- Bảo mật với chức năng phân quyền người dùng tới từng chương trình, từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ, đảm bảo an ninh thông tin, giảm thiểu rủi ro.
Những chia sẻ trên, hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp có những nhìn nhận và kế hoạch riêng phát triển cho doanh nghiệp mình trong thời đại số hóa. Để biết đăng ký nhận những thông tin hữu ích về số hóa doanh nghiệp đừng ngần ngại liên hệ với CoDX hotline: 0901 555 063 hoặc Email: [email protected]
Bài viết liên quan
