CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

hiện trạng phần mềm số hóa tài liệu hiện nay

Phần Mềm Số Hóa Tài Liệu Là Gì?

Nội dung chính

Với hiện trạng số hóa hiện nay, thì việc quản lý dữ liệu truyền thống đang dần lạc hậu và không còn phù hợp. Sự ra đời của phần mềm số hóa tài liệu sẽ là giải pháp tối ưu là đòn bẩy, giúp doanh nghiệp xóa bỏ khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ. Cùng CoDX đi chi tiết hơn để hiểu thêm về phần mềm só hóa tài liệu và những vấn đề liên quan thông qua bài viết sau.

1. Hiện trạng số hóa tài liệu hiện nay

hiện trạng phần mềm số hóa tài liệu

Hiện nay theo đánh giá có tới 90% tài liệu đang được các đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ dưới dạng văn bản cứng. Điều này dẫn đến việc khai thác và sử dụng gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thơi gian nhân lực. Trung bình một nhân viên có thể sẽ mất 55% thời gian để lọc tài liệu và quản lý, chưa kể 67% dữ liệu có thể mất và có đến 70% văn bản, tài liệu bị hư hỏng, thất lạc hoặc không được chia sẻ đến người cần.

Qua những số liệu trên chúng ta mới thấy rằng còn nhiều đơn vị và doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng việc số hóa tài liệu. Xét cho cùng số hóa tài liệu tuy rằng quan trọng nhưng không phải đơn vị nào cũng đủ tiềm lực tài chính và nhân lực để hiện thực tất cả quy trình số hóa đó. Do đó, phần mềm số hóa tài liệu sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực mà các đơn vị, doanh nghiệp cần ngay lúc này.

2. Phần mềm số hóa tài liệu chuyên nghiệp cho đơn vị, doanh nghiệp

Số hóa là bước thực hiện đầu tiên quan trọng nếu Doanh nghiệp muốn xây dựng phần mềm văn phòng trực tuyến giúp giải quyết những vấn đề về việc quản lý và những tồn động thông tin dữ liệu cho đơn vị doanh nghiệp.

a. Phần mềm số hóa tài liệu là gì?

Phần mềm số hóa tài là việc sử dụng những kỹ thuật hiện đại hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây giúp các đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.

b. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm

Điểm qua một số lợi ích mà phần mềm số hóa tài liệu mang lại như sau:

  • Tiết giảm các chi phí vận hành như: in ấn, nhân sự, quản lý,…
  • Không phải mất thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động, quản lý của đơn vị, doanh nghiệp
  • Tiết kiệm đến 50% công sức lao động giúp tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, khai thác điện tử
  • Việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và phân quyền tài liệu hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học.

c. Tính năng ưu việt mà phần mềm số hóa tài liệu mang lại

phần mềm số hóa tài liệu là gì?

05 tính năng nổi bật của như sau:

  • Số hóa dữ liệu từ tài liệu, hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử.
  • Đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu, hồ sơ với khả năng  nhận dạng (OCR ) trên 190 ngôn ngữ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp tổ chức. ​
  • Tuân thủ theo các quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành.
  • Tích hợp với cơ chế mã vạch hỗ trợ ghi nhận mượn, ghi nhận trả, giúp các bộ phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng.
  • Bảo mật với chức năng phân quyền người dùng tới từng chương trình, từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ, đảm bảo an ninh thông tin, giảm thiểu rủi ro.

Những chia sẻ trên, hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp có những nhìn nhận và kế hoạch riêng phát triển cho doanh nghiệp mình trong thời đại số hóa. Để biết đăng ký nhận những thông tin hữu ích đừng ngần ngại liên hệ với CoDX hotline: 0901 555 063 hoặc Email:  info@codx.vn

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG