Việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ văn phòng là một nhiệm vụ không hề đơn giản. Thậm chí nó còn là 1 gánh nặng đối với những người làm công tác quản lý lưu trữ. Tuy nhiên, nếu bỏ túi những mẹo sau về cách sắp xếp hồ sơ văn phòng mà chuyển đổi số CoDX sắp chia sẻ. Không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ trở nên khoa học. Mà còn giúp bạn giải quyết những vấn đề nan giải mà bạn đang gặp phải.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Tải File excel quản lý hồ sơ miễn phí từ CoDX
- Biên bản bàn giao tài liệu mới nhất 2023
- 4 Cách bảo quản tài liệu lưu trữ đúng luật
1. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo thời gian
Hãy dành ít nhất một giờ hoặc một thời gian ấn định nào đó trong ngày và thực hiện việc sắp xếp hồ sơ. Hãy chọn những khoảng thời gian mà bạn không bị làm phiền để tránh làm gián đoạn công việc giữa chừng. Luôn chuẩn bị sẵn sàng ( bìa cứng, nhãnh dán…) để tạo hồ sơ mới trước khi bắt tay vào sắp xếp chúng.
2. Thực hiện việc sắp xếp tài liệu và hồ sơ văn phòng
Để quản lý hồ sơ công việc dễ hơn bạn có thể chia chúng thàng từng phần nhỏ, thuận tiện cho việc quản lý:
- Dọn dẹp theo từng chồng tài liệu, kiểm tra những giấy tờ nào không cần thiết tiến hành hủy, giảm thiểu số lượng lưu trữ và hạn chế dư thừa.
- Phân chia tài liệu thành 2 phần:
+ Phần ưu tiên: Là những hồ sơ cần giải quyết trong tháng và xử ký gấp
+ Phần chưa ưu tiên: Là những hồ sơ lưu trữ chưa cần xứ lý gấp
|
Kiến thức cần biết:
|
2.1 Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo bảng chữ cái
Đối với những bạn cần quản lý hồ sơ khách hàng nên sắp xếp theo hình thức này. Nên thực hiện dán nhãn từng hồ sơ, và sắp xếp bìa đựng theo bảng chữ cái. Sau đó, dán nhãn ngăn kéo để khi tìm lại thông tin bạn có thể biết được ngăn nào có ghi tên và bắt đầu với chữ cái nào.
Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo chuẩn loại nếu liên quan đến nhiều mảng trong kinh doanh như: các công việc liên quan đến hóa đơn, hợp đồng…. Bạn cần phân chia chúng theo từng loại khác nhau để quản lý. Hoặc có thể phân loại hồ sơ theo thứ cấp để quản lý. Đối với chứng từ kế toán, xem chi tiết tại bài viết cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học
2.2 Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo tháng
Ngoài những chia sẻ đã nêu ở trên bạn có thể áp dụng phương pháp sắp xếp hồ sơ theo tháng hoặc năm. Nếu bạn không có nhiều thời gian phân tách nhỏ hơn, bạn có thể gôm tất cả hồ sơ, tài liệu cho vào trong 1 tháng và sắp xếp theo từng ngày. Việc này cũng hỗ trợ bạn xác định nơi lưu trữ và tìm kiếm thì cũng dễ dàng hơn.
Với những chia sẻ về Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ở trên, thì việc cần làm của bạn là hãy duy trì sự ngăn nắp trong phòng làm việc. Tránh làm xáo trộn dẫn đến sự mất kiểm soát trong hệ thống lưu trữ hồ sơ mà bạn vừa sắp xếp xong.
Bên cạnh việc quản lý hồ sơ thủ công khi đứng trước làn sóng chuyển đổi số thì giải pháp phần mềm quản lý file, tài liệu mà CoDX mang lại sẽ là một kho quản lý tài liệu điện tử tiềm năng hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Để trải nghiệm tính năng dùng thử sản phẩm và được tư vấn chi tiết đừng ngần ngại liên hệ với CoDX hotline: 0901 555 063 hoặc Email: [email protected]
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Xem chi tiết về:
Bài viết liên quan: