CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

CoDX – Nền Tảng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp Toàn Diện

Cách quản lý công văn đi và đến

Cách Quản Lý Công Văn Đi Và Đến Chuyên Nghiệp Hiệu Quả Nhất

Nội dung chính

Quản lý công văn đi và đến là hoạt động cần thiết trong các cơ quan, tổ chức. Đây là việc truyền đạt những chỉ thị quan trọng đến các hoạt động quản lý. Do đó, công văn đi và đến cần có sự chính xác, kịp thời. Vậy cần có những cách quản lý công văn đi và đến như thế nào, để hiệu quả mà không bị gián đoạn hay ảnh hưởng công việc, hoạt động của cơ quan, tổ chức. Cùng CoDX khám phá những cách quản lý công văn hiệu quả nhất.

1. Quy trình quản lý công văn đi và đến hiệu quả

Cùng điểm qua một vài cách quản lý công văn đi và đến hiệu quả mà cơ quan, tổ chức có thể tham khảo:

1.1 Phân loại công văn đi và đến

Công văn đi và đến có nhiều loại với những đặc điểm và tính chất khác nhau. Có những công văn mang tính chất là công văn khẩn cần thực hiện và hồi đáp kịp thời. Có những công văn chỉ mang tính chất thông báo chủ trương. Do đó, cần có quá trình kiểm soát, phân loại và xử lý giúp người quản lý có thể giải quyết công việc hiệu quả và dễ dàng hơn.

1.2 Chuyển giao điều phối công văn đến đúng người, đúng bộ phận, đúng thời điểm

Một trong những cách quản lý công văn đi và đến hiệu quả là chuyển giao, điều phối công văn kịp thời. Sau khi phân loại thì công văn đó cần được chuyển đúng người, đúng bộ phận để được giải quyết. Nếu công văn không được điều chuyển kịp thời sẽ gây ra những ảnh hưởng hoặc giải quyết công việc chậm gây ra những hệ lụy khó lường.

cách quản lý công văn hiệu quả

1.3 Theo dõi và đốc thúc giải quyết công văn đi và đến

Việc tiếp nhận nhiều công văn cùng lúc sẽ dễ dẫn đến quá tải và kéo dài việc thực hiện. Do đó theo dõi cũng như đôn đốc thực hiện những yêu cầu mà công văn đề ra, để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc không bị gián đoạn, ảnh hưởng là điều cần thiết.

1.4 Kiểm tra, rà soát nội dung, tín bảo mật công văn đi và đến

Đối với những công văn gửi đi việc kiểm soát nội dung, chữ ký từ các bộ phận là sự cần thiết. Những công văn có tính bảo mật cao cần có sự giám sát chặt chẽ cả nội dung lẫn hình thức. Việc kiểm tra, rà sót này để đảm bảo sự chính xác và tránh sai sót trong khâu soạn thảo và lưu chuyển công văn.

1.5 Lên phương án chi tiết trong cách quản lý công văn đi và đến

Điều quan trọng khi nhận được công văn chỉ đạo công việc, người được chỉ thị cần có năng lực định hình công việc cần làm, có những phương án hay kế hoạch chi tiết cách quản lý công viên đi và đến yêu cầu. Do đó, các cơ quan chuyên cần, cần có những chiến lược, phương án thực hiện theo chỉ thị công văn hiệu quả. Một trong số những phương pháp được Doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất hiện nay chính là sử dụng các phần mềm quản lý văn bản. Việc áp dụng phần mềm không những làm đơn giản hóa quy trình quản lý mà còn giúp Doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và hiệu quả quá trình chuyển đổi số.

2. Cách quản lý công văn đi và đến bằng phần mềm

cách quản lý công văn đi và đến

Cách quản lý công văn đi và đến hiệu quả là kim chỉ nam trong các đơn vị tổ chức, đặc biệt là những cơ quan hành chính, công vụ. Đây sẽ là những bước đệm cho việc thực hiện những công việc về sau. Tuy nhiên, trong thời đại chuyển đổi số hiện nay thì quản lý công văn đi và đến theo hình thức truyền thống không còn phù hợp. Với giải pháp quản lý công văn và tài liệu mà CoDX mang lại sẽ là công cụ tối ưu cho các đơn vị tổ chức. Với những ưu điểm như sau:

  • Tính bảo mật cao với hệ thống phân quyền quản lý chi tiết
  • Phân loại công văn và sắp xếp vào kho lưu trữ tài liệu thuận lợi, công văn được điều phối đến đúng phòng ban
  • Việc định hướng, đề ra các phương án thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn
  • Có bộ sàn lọc, nhắc nhở không cần phải ghi nhớ thủ công và đau đầu trong việc thúc giục, quản lý công văn.
  • Dễ dàng truy cập sử dụng trên đa thiết bị, chỉ cần có kết nối internet bởi chạy trên nền tảng web nên thuận tiện cho người sử dụng.
  • Tất cả quy trình quản lý tài liệu về công văn đi và đến đều được xử lý online. Giúp tiết kiệm thời gian tăng hiệu quả xử lý công việc.

Với giải pháp quản lý công văn đi và đến mà CoDX mang đến mọi việc sẽ trở nên thuận lợi dễ dàng hơn. Trải nghiệm những tính năng phân hệ và được tư vấn chi tiết đừng ngại liên hệ với CoDX.

  • Văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 13, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0901 555 063
  • Email: info@codx.vn

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG