Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

cách lưu trữ tài liệu khoa học

Cách Lưu Trữ Tài Liệu Khoa Học Chuyên Nghiệp Đúng Quy Trình

Nội dung chính

Doanh nghiệp ơi, bài toán lưu trữ “núi” tài liệu có khiến bạn đau đầu? CoDX mách bạn cách lưu trữ tài liệu khoa học không sợ bị mất cực đơn giản, dễ dàng nhưng hiệu quả đây này.

Trước khi bắt đầu, có 3 nguyên tắc phù hợp doanh nghiệp cần nhớ:

  • Phân loại tài liệu phù hợp
  • Hệ thống lưu trữ phù hợp
  • Hoạt động quản lý, chỉnh lý tài liệu phù hợp

1. Phân loại tài liệu trước khi lưu trữ

Xác định loại tài liệu trước khi lưu trữ, giúp doanh nghiệp loại bỏ những tài liệu không cần thiết lưu trữ, đồng thời hình thành nên hệ thống nền cho cách lưu trữ tài liệu khoa học.

Thông thường, tài liệu sẽ được phân chia theo nội dung nó phản ánh, bao gồm:

  • Biểu mẫu hành chính: Công văn, văn bản, hồ sơ doanh nghiệp, tài liệu hội nghị, báo cáo tổng kết,…
  • Hồ sơ nhân sự: Biểu mẫu nhân sự, tài liệu hội nhập, văn hóa công ty, công văn khen thưởng,…
  • Tài liệu kinh doanh: Hợp đồng, văn bản kế hoạch, hồ sơ năng lực, tài liệu sản phẩm/tiếp thị,..
  • Thông tin kỹ thuật: Hồ sơ thiết kế, chứng nhận bản quyền, tài liệu về máy móc, quy trình công nghệ,…
  • Báo cáo tài chính: Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán,…

Các loại tài liệu có nội dung cùng chủ đề được nhóm lại lưu trữ cùng nhau. Ngoài ra còn có thể phân chia theo dự án hoặc thời gian. Để thuận lợi cho quản lý và tìm kiếm, tài liệu có thể chia theo dự án hoặc thời gian trước, rồi lại chia theo chủ đề.

2. Cách lưu trữ tài liệu khoa học đúng quy trình chuyên nghiệp

Để đảm bảo tài liệu lưu trữ được quản lý dễ dàng, các Doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ tài liệu khoa học chuyên nghiệp. Tương ứng với mỗi loại tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử, sẽ có các cách lưu trữ tài liệu khoa học khác nhau như sau:

2.1 Cách lưu trữ tài liệu khoa học cho tài liệu giấy (file cứng)

Tài liệu giấy tồn tại rất nhiều ở tất cả doanh nghiệp.

cách lưu trữ tài liệu khoa học

Loại tài liệu này tốn rất nhiều chi phí, tốn thời gian để sắp xếp và trên hết, nó bắt buộc phải được nhân sự liên tục giám sát, kiểm tra để tránh sai sót. Để lưu trữ, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau:

Lựa chọn nơi lưu trữ

Dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ nếu văn phòng diện tích hẹp hoặc tủ đứng nếu có nhiều diện tích. Đối với tủ lưu trữ, kích thước/hình dạng/chất liệu tủ phù hợp với không gian và diện tích của văn phòng là được. Các ngăn tủ nên có tên để khi trích xuất dễ dàng hơn.

Quy hoạch phòng tài liệu riêng biệt/thư viện mini nếu có điều kiện.

Yêu cầu đối với không gian lưu trữ là phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt, không có nguy cơ bị ngập nếu có lũ lụt xảy ra. Đảm bảo tránh xa các con vật (chuột, mối, mọt,…).

Lưu trữ và sắp xếp tài liệu khoa học

  • Các loại tài liệu giấy cần được cho vào các loại kẹp file, bìa còng để bảo vệ
  • Có tên và số trên mỗi file tài liệu
  • Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm
  • Sau đó sắp xếp chúng theo các nhóm đã phân chia, theo quy tắc:
  • Các tài liệu ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong cùng
  • Các tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm

Lập danh mục lưu trữ

Cách lưu trữ tài liệu khoa học là bạn hãy tạo danh mục cụ thể cho từng loại tài liệu sau đó đưa vào máy tính. Nếu không có danh mục lưu trữ, việc quản lý và truy vấn thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn sau này.

Ngoài tên và vị trí tài liệu, danh mục lưu trữ nên có thêm số lưu trữ hồ sơ, hình ảnh hồ sơ,… Danh mục lưu trữ phải được cập nhật thường xuyên, khi có sự bổ sung những tài liệu mới.

Ở 1 số doanh nghiệp có hệ thống tài liệu lớn, CoDX nhận thấy họ thường sử dụng 1 phần mềm Thư viện dạng cloud cho phép thống kê danh mục lưu trữ, đầu mục tài liệu thành 1 CSDL, tích hợp truy xuất nhanh chóng.

Đừng quên theo dõi và cập nhật

Thực tế chứng minh, tài liệu lưu trữ bản cứng sẽ gây ra tình trạng dễ hỏng, dễ rách, dễ hư.

Đối với chất liệu là giấy thì còn nỗi lo bị mối, chuột, và theo thời gian, chất lượng hình thức của các thông tin, dữ liệu khó có thể được đảm bảo như lúc đầu. Thế nên việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện nguy cơ và khắc phục kịp thời.

Ở một khía cạnh khác, tài liệu phải liên tục được cập nhật các phiên bản mới, cập nhật các tài liệu mới, ghi chép nhật ký lấy/mượn, trích lục,…thống kê, kiểm tra và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

2.2 Cách lưu trữ tài liệu khoa học cho tài liệu điện tử (file mềm)

Ngày nay, tài liệu đã được số hóa.

cách lưu trữ tài liệu khoa học

Cách lưu trữ tài liệu khoa học dạng này thường có:

Lưu trữ trên PC/Laptop

Ưu điểm:

  • Dễ sử dụng, dễ sửa chữa, chi phí đầu tư hợp lý.
  • Tạo và sửa chữa nhanh chóng, không cần kết nối internet.

Nhược điểm:

  • Giới hạn về dung lượng.
  • Giới hạn khả năng truy xuất.
  • Rủi ro mất dữ liệu nếu máy tính bị hỏng

Nếu số lượng dữ liệu quá nhiều, máy tính và laptop không đủ khả năng để lưu trữ. Và khi bị quá tải máy sẽ xảy ra nhiều vấn đề như chạy chậm, trì trệ gây khó chịu cho người sử dụng. Trường hợp rủi ro lớn nhất là khi máy tính hỏng thì tệp tin cũng sẽ có khả năng bị mất vĩnh viễn.

Cách lưu trữ tài liệu điện tử khoa học trên máy tính

Đặt tên tài liệu, thư mục:

  • Hạn chế sử dụng Tiếng Việt có dấu.
  • Lựa chọn tên ngắn gọn: Hạn chế ở 260 ký tự
  • Nên thêm số thứ tự, ngày tháng năm, phòng ban,… trước tên để thuận lợi để sắp xếp và tìm kiếm

Tổ chức thư mục:

  • Nên phân chia từ 4-5 cấp, nhóm theo chủ đề tài liệu
  • Tổ chức xếp theo năm
  • Đánh dấu tài liệu quan trọng theo icon đặc biệt
  • Bật chế độ Read Only để phân quyền người xem và chỉnh sửa

Lưu trữ tài liệu khoa học trên Cloud (Đám mây)

Ưu điểm cách lưu trữ tài liệu khoa học trên Cloud

  • Giảm phụ thuộc vào phần cứng và cơ sở hạ tầng
  • Lưu trữ nhanh – gọn
  • Chia sẻ và phân quyền nhanh chóng
  • Chi phí đầu tư hợp lý

Nhược điểm:

  • Phục thuộc vào đường truyền mạng
  • Giới hạn bởi dung lượng lưu trữ của tài khoản

Các nền tảng Cloud miễn phí bạn có thể tham khảo như: Google Drive, Dropbox, Onedrive, iCloud,…

Ngoài những lưu ý về cách tổ chức dữ liệu (đặt tên, nhóm thư mục) như khi lưu trữ trên máy tính, thì với cách lưu trữ tài liệu khoa học này bạn phải lưu ý hơn khi chọn nhà cung cấp Cloud: đáp ứng lượng lưu trữ và băng thông tối đa với mức chi phí hợp lý. Khi đưa tài liệu lên Cloud vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu cũng rất đáng lưu tâm.

Thấu hiểu vấn đề này, CoDX dành riêng một phân hệ Kho tài liệu để hỗ trợ các doanh nghiệp lưu trữ tài liệu theo chuẩn quốc tế Dublin Core. Không tốn giấy tờ – không tốn không gian lưu trữ – chia sẻ chỉ trong vài giây! Liên hệ hotline 0901 555 063 để được hướng dẫn đăng ký dùng thử.

Cách lưu trữ tài liệu khoa học bằng Phần mềm quản lý tài liệu

Phương pháp này cũng tương đồng với phương pháp lưu trữ trên máy tính, nhưng cao cấp hơn rất nhiều. Tài liệu được tải lên 1 phần mềm và lưu trữ trên 1 hệ thống server riêng.

Ưu điểm:

  • Lưu trữ nhanh, dung lượng lớn
  • Truy xuất tức thời – hệ thống rõ ràng
  • Bảo mật cao
  • Lưu trữ vĩnh viễn, không bị mất

Nhược điểm:

  • Chi phí đầu tư lớn
  • Người quản trị phải có kiến thức, nắm vững phương pháp vận hành của phần mềm

3. Chỉnh lý tài liệu sau lưu trữ

Hoạt động chỉnh lý tài liệu đảm bảo quá trình tài liệu được phân loại, sắp xếp phù hợp, đây là quá trình được thực hiện sau khi các tài liệu đã được định hướng phân chia danh mục rõ ràng.

cách lưu trữ tài liệu khoa học

Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000.

Các khâu chỉnh lý tài liệu bao gồm:

  • Giao nhận tài liệu
  • Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý
  • Vệ sinh tài liệu
  • Biên soạn các văn bản
  • Phân loại tài liệu theo định hướng (đã đề cập ở mục phân nhóm danh mục lưu trữ)
  • Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
  • Biên mục tài liệu
  • Kiểm tra, chỉnh sửa
  • Hệ thống hóa phiếu tin và hồ sơ
  • Biên mục hồ sơ
  • Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục
  • Đánh số hồ sơ
  • Vệ sinh tài liệu, đưa hồ sơ vào lưu trữ
  • Giao nhận tài liệu chỉnh lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu lưu trữ
  • Sắp xếp hồ sơ lên hệ thống giá kệ (đã nói ở phần 1 của bài viết)
  • Doanh nghiệp cần biên soạn tài liệu này và ban hành trong toàn nội bộ, trở thành quy tắc chung.

Khi cả thế giới đang thực hiện chuyển đổi số, đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Nhưng vẫn có những trường hợp bắt buộc chúng ta phải lưu bản giấy. CoDX hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cách lưu trữ tài liệu khoa học vĩnh viễn không bị mất cho doanh nghiệp của mình.

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG