Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

cách lưu trữ hồ sơ khoa học

Cách lưu trữ hồ sơ khoa học gọn gàng truy xuất dễ dàng

Nội dung chính

Việc sắp xếp và quản lý hồ sơ chưa bao giờ là dễ dàng, cách lưu trữ hồ sơ khoa học sẽ là cây đũa thần tối ưu việc lưu trữ. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự lớn, công việc nhiều cách sắp xếp thật khoa học tạo thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần.

1. Loại hồ sơ nào cần lưu trữ khoa học?

Tại sao cần phải hỏi điều này? Tại vì mỗi ngày có rất nhiều hồ sơ được tạo ra trong doanh nghiệp và không phải hồ sơ nào cũng cần lưu trữ lại.

Xác định loại hồ sơ cần lưu vừa giúp doanh nghiệp loại bỏ những hồ sơ không cần thiết lưu trữ vừa hình thành nên hệ thống nền cho cách lưu trữ hồ sơ khoa học.

1.1 Các hồ sơ trong doanh nghiệp

  • Công văn giấy tờ hành chính văn phòng: Quyết định, hồ sơ doanh nghiệp, báo cáo thường niên,…
  • Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, phiếu lương, bảo hiểm,..
  • Hồ sơ hoạt động kinh doanh và sản xuất: Hồ sơ gọi thầu, đăng ký thương hiệu, hồ sơ sản phẩm, hợp đồng,…
  • Hồ sơ kế toán, tài chính: hoạt động thu – chi, hồ sơ thuế, kế hoạch tài chính,…
  • Các giấy tờ nội bộ trong công ty như: chính sách, thủ tục, biểu mẫu, bản vẽ sơ đồ,…

Các hồ sơ thường tồn tại dưới dạng file giấy tổng hợp vào những bìa, file, bìa còng đựng tài liệu, cũng có một số hồ sơ ở dạng file mềm (PDF, word,…), nên cũng cần phân loại theo hình thức trình bày để lưu trữ dễ dàng.

Loại hồ sơ nào cần lưu trữ

1.2 Cách xác định loại hồ sơ cần lưu trữ khoa học

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh thì cần chia hồ sơ làm các nhóm sau để lưu trữ:

  • Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung;
  • Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động;
  • Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức;
  • Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự;
  • Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính;
  • Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản;
  • Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ;
  • Nhóm 8: Hồ sơ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác;
  • Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại;
  • Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng;
  • Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế;
  • Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở;
  • Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn;
  • Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp;

Doanh nghiệp cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc địa điểm khác (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …).

Cách xác định loại hồ sơ lưu trữ

Lưu ý mỗi loại hồ sơ sẽ có thời hạn lưu trữ riêng, tối thiểu là 5 năm. Nếu quan trọng thời gian có thể kéo dài hơn, 1 số loại bắt buộc lưu vĩnh viễn. Vấn đề này bạn tìm hiểu thêm ở điều 11, luật doanh nghiệp 2014 nhé, tiếp đây CoDX tập trung giúp bạn cách lưu trữ hồ sơ khoa học hơn.

2. Cách lưu trữ hồ sơ khoa học tại văn phòng làm việc

Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ khoa học cực đơn giản, dễ dàng nhưng hiệu quả với 5 nguyên tắc sau:

2.1 Lựa chọn nơi lưu trữ

Tạo 1 phòng thư viện mini để lưu trữ sách/tài liệu/hồ sơ là điều cần thiết trong quá trình lưu trữ lâu dài. Nếu chưa đủ điều kiện doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống tủ đặt sát tường ở các phòng ban.

Yêu cầu đối với không gian lưu trữ là phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt, không có nguy cơ bị ngập nếu có lũ lụt xảy ra. Đảm bảo tránh xa các con vật (chuột, mối, mọt,…)

Đối với tủ hồ sơ, kích thước/hình dạng/chất liệu tủ phù hợp với không gian và diện tích của văn phòng.

Chất liệu thì thường có: gỗ công nghiệp, gỗ tự nhiên, sắt, nhôm kính. Chất liệu của tủ hồ sơ không ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu quả của việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu. Chủ yếu ảnh hưởng đến độ bền và yếu tố thẩm mỹ.

Nên chọn tủ đứng, có nhiều ngăn và mỗi ngăn có kích thước phù hợp những những tài liệu dự tính lưu trữ. Tủ có bề mặt kính thường được lựa chọn phổ biến, vì có để dễ dàng nhìn thấy bên trong đang lưu trữ những loại hồ sơ nào, giúp thuận tiện hơn trong việc sắp xếp và di dời chúng. Các ngăn tủ nên có tên.

2.2 Phân loại và sắp xếp tạo nên cách lưu trữ hồ sơ khoa học

Sắp xếp hồ sơ theo 1 trong các cách sau:

  • Thời gian của hồ sơ: Theo các cột mốc thời gian (tuần, tháng quý, năm). Xếp theo thứ tự trước đến là dễ tìm kiếm nhất.
  • Thứ tự bảng chữ cái trong tên gọi: Thường là mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Cách này đòi hỏi phải thuộc được những tên phân loại hồ sơ và những tính chất của những loại đó.
  • Theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi,…

2.3 Lập danh mục lưu trữ

Trong cách lưu trữ hồ sơ khoa học, danh mục lưu trữ là yếu tố bắt buộc phải có để sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Sau khi tạo xong, sơ đồ đó sẽ được lưu trữ vào máy tính. Khi cần tìm có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.

Ngoài tên và vị trí hồ sơ, danh mục lưu trữ nên có thêm số lưu trữ hồ sơ, hình ảnh hồ sơ,… Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên, khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

Mỗi nhóm hồ sơ tương ứng với 1 vị trí nhất định, đảm bảo dù có lấy ra xem thì khi cất lại vẫn phải đúng vị trí đã quy định.

cách lưu trữ hồ sơ khoa học

File gốc của những tài liệu sẽ được lưu trữ trên những đám mây. Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ trên những ổ đĩa cứng của một máy tính hoặc trên nền tảng đám mây với Kho Tài Liệu – CoDX.

2.4 Theo dõi và cập nhật

  • Cần có người phụ trách trông coi tủ hồ sơ và việc lưu trữ;
  • Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ;
  • Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ hiện có;
  • Ghi chép nhật ký lấy/mượn, trích lục hồ sơ;
  • Kiểm tra hồ sơ định kỳ (mỗi quý một lần);
  • Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ hồ sơ hết giá trị;

3. Cách lưu trữ hồ sơ khoa học trên máy tính

Ngoài cách lưu trữ hồ sơ vật lý, Doanh nghiệp cần tìm hiểu cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính. Đây cũng là một nền tảng được rất nhiều Doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

Thực hiện những nguyên tắc sau để có được cách lưu trữ khoa học nhất cho mọi loại hồ sơ của Doanh nghiệp bạn.

3.1 Nguyên tắc đặt tên thư mục

  • Hạn chế đặt tên thư mục hồ sơ bằng tiếng Việt. Bởi, một số chương trình, phần mềm trên máy tính khi làm việc với thư mục có thể bị lỗi.
  • Đặt tên hồ sơ lưu trữ ngắn gọn để việc sắp xếp di chuyển hồ sơ dễ dàng hơn. Ngoài ra, nếu đặt tên quá dài có thể gây ra một số lỗi về vượt quá kí tự cho phép.
  • Mẹo đặt tên hồ sơ dễ dàng trong quá trình sắp xếp và truy xuất nhanh chóng khi sử dụng: Thêm ngày tháng năm vào tên hồ sơ hoặc số thứ tự vào trước tên hồ sơ.

3.2 Nguyên tắt thiết lập thư mục lưu trữ hồ sơ khoa học

  • Phân cấp hồ sơ thành 4 – 5 cấp để tối ưu hóa không gian máy tính cũng như giúp việc tìm kiếm hồ sơ dễ dàng hơn.
  • Phân chia hồ sơ theo tháng, phân nhóm hồ sơ theo đầu việc.
  • Nén các hồ sơ đã cũ và nhóm hồ sơ theo năm.
  • Các thư mục hồ sơ quan trọng nên đánh sao hoặc chèn icon, kí tự đặc biệt để tạo điểm nhấn để việc tìm kiếm dễ dàng hơn.
  • Phân quyền hồ sơ xem hoặc chỉnh sửa phù hợp với từng đối tượng.

4. Cách lưu trữ hồ sơ khoa học phải đi kèm công cụ truy xuất tối ưu

Sau khi hoàn thành các bước trên, hồ sơ sẽ được cho lên tủ để lưu trữ. Doanh nghiệp đừng tưởng công tác lưu trữ hồ sơ đến đây là kết thúc. Cách lưu trữ hồ sơ khoa học phải đi kèm công cụ truy xuất khoa học.

Ngoài việc mở danh mục lưu trữ và tìm kiếm thủ công từng tên hồ sơ, một công cụ truy xuất thông minh cho phép tìm kiếm đa dạng (tên hồ sơ, loại hồ sơ, nội dung trong hồ sơ,….) sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc khai thác sử dụng hồ sơ sau này.

cách lưu trữ hồ sơ khoa học

Ở trình cao hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc xây dựng một CSDL dữ liệu chung, cho phép lưu trữ, quản lý và tra tìm hồ sơ/tài liệu tự động hoá, chia sẻ tài nguyên tự động.

CoDX hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ được cách lưu trữ hồ sơ khoa học để những “núi” hồ sơ không còn khiến bạn ngột ngạt.

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG