Các Loại Cơ Cấu Tổ Chức Phổ Biến Trong Doanh Nghiệp

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp là nền tảng giúp liên kết các bộ phận phòng ban với nhau và giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Việc thiết lập cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến việc hoàn thành mục tiêu chiến lược đề ra của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà lãnh đạo phải nắm rõ các vai trò, đặc điểm của từng loại cơ cấu tổ chức, từ đó lên kế hoạch áp dựng vào thực tế một cách hiệu quả nhất.

I. Cơ cấu tổ chức (Organization Structure) là gì?

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mỗi quan hệ, nhiệm vụ nhằm duy trì hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức xác định cách phân chia các nhiệm vụ, sự phối hợp của các bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung.

Cơ cấu tổ chức cơ bản bao gồm:

• Sơ đồ tổ chức thể hiện rõ các vị trí và mối quan hệ các vị trí đó
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của mỗi phòng ban, bộ phận
• Mô tả quyền hạn, trách nhiệm của các vị trí trong sơ đồ tổ chức
• Quy trình làm việc của từng phòng ban

>>> xem thêm: Nghệ Thuật Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên Trong Cuộc Đua Giữ Chân Nhân Tài

II. Các loại cơ cấu tổ chức phổ biển

1. Tổ chức tuyến tính

Đây là hình thức tổ chức lâu đời và đơn giản nhất. Thẩm quyền được truyền trực tiếp và theo chiều dọc từ cấp quản lý cao nhát đến các cấp thấp hơn. Tổ chức tuyến tính xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cấp bậc.

Ưu điểm:

• Cấu trúc đơn giản, dễ hiểu
• Trách nhiệm được cố định và phân quyền rõ ràng
• Đặc biệt hữu ích với daonh nghiệp có quy mô nhỏ, do có thể kiểm soát và kỷ luật tốt hơn.
• Quyết định được đưa ra nhanh chóng, phối hợp dễ dàng hiệu quả.
• Mọi người trong tổ chức biết rõ nhau và gần gũi hơn

Nhược điểm:

• Cứng nhắc, không linh hoạt.
• Bộ máy do người đứng đầu nắm quyền nên có xu hướng trở thành độc tài
• Hoạt động điều hành dễ bị quá tải nếu có nhiều hoạt động cấp bạch, dẫn đến việc lập kế hoạch dài hạn, nhiều chính sách dễ bị bỏ quên
• Các phòng ban có thể chỉ quan tâm đến lợi ích phòng ban họ mà bỏ qua phúc lợi chung của tổ chức.
• Dễ bị làm dụng chức quyền để nâng đỡ người thân

>>> Xem thêm: Vì Sao Cần Xây Dựng Ví Điện Tử Cho Nhân Viên?

2. Tổ chức tuyến tính và nhân viên

Loại cơ cấu tổ chức này thường xuất hiện ở các tập đoàn, doanh nghiệp lớn. Có sự xuất hiện của các chuyên gia chức năng vào sơ đồ tổ chức (còn được gọi là staff). Những người này đơn thuần là người tư vấn, và không có quyền điều khiển vượt quá sự cho phép so với người quản lý trực tiếp.
Trong đội ngũ nhân viên và tổ chức, staff hỗ trợ các nhà quản lý trực tiếp trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ để đạt được hiệu suất cao. Có 3 phân nhóm Staff chính là:

a. Staff cá nhân:

Đầy có thể là một cố vẫn hoặc một trợ lý cá nhân, có chức năng hỗ trợ và tư vấn cho người điều hành cũng như thực hiện bất kỳ công việc khác nào được giao.
Ví dụ: thư ký riêng, người giữ sổ séc cá nhân của giám đốc để sắp xếp cuộc hẹn, mùa quà tặng…

b. Staff chuyên môn:

Các Staff này là những người phụ trách các chức năng chuyên môn cụ thể. Ví dụ: kế toán, kỹ thuật, nghiên cứu….Ngày nay, một người không thể tự mình làm quen với khối lượng kiến thức chuyên môn quá đồ sộ. Do đó doanh nghiệp có thể sử dụng các staff chuyên môn trong từng lĩnh vực để tư vấn, định hướng về mặt chuyên môn với các năng lực cụ thể như:

• Năng lực tư vấn:mĐưa ra lời khuyên chuyên môn, hỗ trợ quản lý trong trường hợp cần thiết.
• Năng lực dịch vụ: Nhằm cung cấp một dịch vụ hữu ích cho toàn tổ chức, chứ không cho một phòng ban cụ thể nào. Ví dụ: bộ phận nhân sự tuyền dụng và đào tạo nhân viên cho tất cả các phòng ban khác nhau.
• Năng lực kiểm soát: Bao gồm staff kiểm soát chất lượng-những người có thẩm quyền kiểm soát chất lượng và thực thi các tiêu chuẩn.

c Staff thông thường:

Một staff thông thường sẽ được gọi với danh nghĩa “trợ lý” của chủ tịch công ty, hoặc của một người điều hành khác.
Một staff có thể đáp ứng được các công việc như một huấn luyện viên, một người chẩn đoán, người hoạch định chính sách, điều phối viên, đào tạo, chiến lược gia, vv

Ưu điểm

• Các nhà điều hành có thể tập trung chủ yếu vào nhiệm vụ lập kế hoạch, công việc sẽ được thực hiện bởi các staff. Việc chuyên môn hóa đã có các chuyên gia cho lời khuyên, giúp việc quản lý trở nên hữu hiệu hơn
• Dễ dàng ra quyết định hơn
• Người lao động được trao nhiều cơ hội hơn để cống hiến và phát triển
• Hệ thống linh hoạt, các hoạt động được thiết lập câng bằng hơn

Nhược điểm:

• Việc phân quyền hạn và trách nhiệm chưa rõ ràng dễ nãy sinh xung đột giữa các bộ phận và nhân viên
• Tuy staff là người tư vấn tuy nhiên không có quyền quyết định, nên dễ dàng cảm thấy bất lực.
• Việc tư vấn đến từ staff chuyên môn, nhưng việc áp dụng và truyền đạt đến từ nhà quản lý, nên có thể dẫn đến sai lệch trong cách diễn giải đến với các nhân viên thấp hơn.
• Staff chueyen môn luôn yêu cầu mức lương khá cao, nên sẽ khá tốn kém về mặt chi phí.

>> Xem thêm: Chức Năng Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự

3. Tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức chức năng ra đời khi một tổ chức được chia thành các nhóm nhỏ với vai trò và trách nhiệm cụ thể. Ví dự: một nhóm về kinh doanh, một nhóm về tài chính…
Ưu điểm của cấu trúc này là: nhân viên được phân theo nhóm dựa vào kỹ năng của họ. Cho phép họ tập trung nguồn lực vào thực hiện vài trò với tư cách là một bộ phận.
Nhược điểm của cấu trúc này là thiếu sự thông tin liên lạc giữa các bộ phận. Hầu hết các vấn đề thảo luận diễn ra ở cấp quản lý.

4. Tổ chức dự án

Đây là cơ cấu tổ chức được thiết lập tạm thời trong một khoảng thời gian nhất định dùng để quản lý cho từng dự án cụ thể. Để triển khai cấu trúc này, người lãnh đạo sẽ cử các nhân sự từ các bộ phận khác nhau tới làm việc chung dưới sự lãnh đạo của giám đốc dự án tạm thời. Sau khi hoàn thiện dự án sẽ quay về nhiệm vụ cũ hoặc chuyển sang dự án mới.
Việc thành lập một cơ cấu tổ chức cho dự án giúp khắc phục nhiều điểm thiếu sót khi triển khai dự án như: thiếu sự thống nhất của việc điều hành, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban hay trì hoãn làm chậm tiến độ…

>>> Xem thêm: Xây Dựng Quy Chế Lương Thưởng Công Ty Chuẩn Nhất

5. Tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận không giống như các cơ cấu tổ chức khác, tất cả nhân viên trong tổ chức này đều phải thực hiện báo cáo kép.
Một cơ cấu tổ chức ma trận, còn được gọi là “hệ thống đa lệnh ” vì có hai chuỗi lệnh. Một chuỗi điều hành mang tính chức năng trong đó quyền hành được phân chia theo chiều dọc. Chuỗi thứ hai nằm ngang, mang tính phân nhóm và được dẫn dắt bởi quản lý dự án.

Ưu điểm: hoạt động linh hoạt hơn do có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một. Một dự án duy nhất được giám sát bởi nhiều nhân sự chuyên môn khác nhau cũng giúp gia tăng sự tương tác và dễ dàng chia sẻ tài nguyên công việc với nhau hơn.

Nhược điểm: tính phức tạp cao, càng nhiều lớp ma trận thì nhân viên càng bối rối hơn trong việc họ phải báo cáo cho ai. Sự nhập nhằng này có thể gây ra những mâu thuẫn nội bộ, làm chậm tiến độ công việc và gây khó khăn hơn trong việc quy kết trách nhiệm khi có sự cố xảy đến.