Các bước xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Quy chế trả lương là mối quan tâm không chỉ của người lao động mà cả doanh nghiệp. Vì đây là công cụ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân người lao động. Một quy chế tiền lương rõ ràng, minh bạch giúp người lao động an tâm làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng lao động.

1. Quy chế trả lương là gì?

Quy chế trả lương là văn bản mà doanh nghiệp định nghĩa để quy định về các quản thu nhập phải chi cho người lao động như: tiền lương, thưởng, phụ cấp hoặc các khoản hỗ trợ khác.

Dựa vào quy chế này để xác định cánh tính lương và thời hạn phải trả lương cho người lao động trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

2. Các bước xây dựng quy chế trả lương?

Quy chế trả lương nên được cụ thể hóa bằng văn bản và phổ biến rộng rãi đến từng nhân viên trong doanh nghiệp. Để xây dựng quy chế trả lương cần thiết lập các bước như sau:

Bước 1: Xác định quỹ tiền lương kế hoạch cả năm và đơn giá

Bạn cần phải dựa trên tỷ lệ doanh thu của doanh nghiệp và dự báo chi phí phải chi bao nhiêu cho quỹ tiền lương tương ứng trong năm. Sau đó xác định đơn giá tiền lương. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quy định khung lương cơ bản cho từng vị trí chức vụ. Căn cứ để tính lương khoán theo doanh thu hay tính theo đơn vị sản phẩm.

Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số dãn cách

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp nên nhóm công việc có cùng trách nhiệm, công việc có tính chất tương tự hoặc có cùng mức độ phức tạp gộp thành một nhóm chức danh trên phần mềm tính lương. Mỗi nhóm chức danh cần có bảng mô tả chi tiếc công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể. Vi dụ như:

• Yêu cầu trình độ chuyên môn, kiến thức và kỹ năng cần có, trình độ đào tạo…. để thực hiện công việc.
• Khả năng chịu áp lực, tính trách nhiệm…

Trên cơ sở những yếu tố này, bạn xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Lưu ý hệ số dãn cách giữa vị trí chức vụ cao nhất và vị trí thấp nhất sao cho đảm bảo tính hợp lý giữa các vị trí liền kề.

Bước 3: Xác định phương thức trả lương đến từng nhân viên

Tùy vào tính chất mỗi công việc, bộ phận khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức trả lương trong doanh nghiệp phù hợp.

Ví dụ: Đổi với các vị trí hành chí có thể áp dụng cách trả lương cố định. Còn đối với các vị trí trực tiếp sản xuất có thể tiến hành phương thức tính lương theo dạng lương khoáng. Trong một số trường hợp có thể kết hợp áp dụng cả 2 phương phức tính lương nhằm tận dụng ưu điểm của hai hình thức.

Lương khoán có thể được trả dựa theo kết quả khối lượng sản phẩm hoặc doanh thu trực tiếp từ cá nhân hoặc nhóm thực hiện. Ngoài ra cũng có thể tính trên hệ số hoặc điểm chức danh, cho bộ phận trực tiếp và gián tiếp sản xuất.

Lưu ý khi trả lương theo hình thức này là bạn phải xác định tỷ lệ đơn giá khoán phù hợp, vừa đảm bảo thu nhập cho người lao động vừa đảm bảo có tính khích lệ nhân viên. Ngoài ra, giúp tạo động lực, phát huy năng lực tối đa của người lao động bạn nên đặt ra các mực hoàn thành công việc khác nhau. Ở mỗi mức cao hơn sẽ có tỷ lệ lương thưởng phù hợp.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý văn phòng điện tử cho doanh nghiệp

Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt

Để đảm bảo tính công bằng trong quy chế trả lương nhưng vẫn đảm bảo tính khuyến khích nhân viên làm việc, bạn cần phải xây dựng các chỉ tiêu hoàn thành công việc cụ thể. Đặc biệt đối với các vị trí, chức vụ ở khối văn phòng, khối gián tiếp sản xuất.

Để thiết lập hệ thống đánh giá chỉ tiêu hoàn thành công việc một cách hiệu quả, cần có bảng mô tả công việc sát thực tế công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực hiện triệt để và nghiêm túc.

Bên cạnh các phương thức khen thưởng cần có tiêu chuẩn đánh giá các vi phạm, xử phạt như sai phạm về công việc, không đảm bảo tiến độ … để quy ra các điểm giảm trừ thích hợp.

Bước 5. Quy định về thời gian, quy trình trả lương và các chính sách khác

Bước này cần xác định chi tiết thời gian nào sẽ tiến hành thanh toán lương cho người lao động trong tháng. Quy chế lương thưởng cũng cần xác định rõ các thông tin chính sách lương khác như: lương khi cử đi học, đi đào tạo, lương trong các chế độ ốm đau, thai sản, lương căng ca, làm thêm giờ….

Bước 6. Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung quy chế

Trước khi ban hành quy chế trả lương cần thu thập ý kiến của cán bộ công nhân viên để hoàn thiện, tránh các trường hợp gây bất bình, mẫu thuẫn nội bộ, mất đoàn kết. Bảng quy chế cần được xây dựng rõ ràng, dễ hiểu và cô đọng.

Bảng quy chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần trách nhiệm của nhân viên càng cao. Múc trả lương cho từng người có thể bí mật nhưng quy chế lương cần phải rõ ràng. Họ cần phải biết họ sẽ được trả lương như thế nào, cách tính lương cá nhân và bộ phận của mình ra sao.

Sau khi đưa vào áp dụng, cần luôn xem xét đánh giá và cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế và điều kiện phát triển của xã hội.

3. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tiền lương?

• Công bằng và minh bạch

• Tránh tranh cãi và xung đột

• Tạo động lực làm việc

• Hỗ trợ quản lý nhân sự

• Thu hút và giữ chân nhân tài

• Tuân thủ pháp luật và quy định

4. Xây dựng quy chế lương cần lưu ý điều gì?

• Đánh giá hiệu suất công bằng: Hãy thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu suất công bằng và khách quan để xác định đóng góp của từng nhân viên vào công ty. Điều này sẽ giúp đưa ra quyết định về việc tăng lương hoặc phần thưởng một cách công bằng và có cơ sở.
• Thưởng hiệu quả: Xem xét cách thiết lập các chính sách thưởng hiệu quả để khuyến khích và đánh giá đúng mức đóng góp của nhân viên. Thưởng không chỉ bao gồm tiền mặt, mà còn có thể là các phúc lợi, cơ hội thăng tiến, hoặc sự công nhận và khen ngợi.
• Cập nhật định kỳ: Quy chế trả lương cần được cập nhật định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh. Điều này bao gồm việc điều chỉnh mức lương theo lạm phát, sự gia tăng trình độ chuyên môn của nhân viên, hay thay đổi trong chiến lược kinh doanh của công ty.
• Tuân thủ pháp luật: Luôn đảm bảo rằng quy chế trả lương tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và quy định về trả lương của địa phương hoặc quốc gia nơi doanh nghiệp hoạt động.
• Tích hợp với chiến lược nhân sự: Quy chế trả lương cần phải phù hợp và tích hợp với chiến lược quản lý nhân sự tổng thể của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống trả lương hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và phát triển bền vững của công ty.

5. Cơ sở pháp lý xây dựng quy chế lương

• Công văn số 4320/LĐTBXH-TL ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp nhà nước.
• Nghị định số 49/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương
• Nghị định 51/2016/NĐ-CP ngày 13/6/2016 của Chính phủ về việc quy định quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động làm việc trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
• Nghị định số 52/2016/NĐ-CP quy định tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.

6. Mẫu quy chế trả lương mới nhất 2023

Mẫu quy chế trả lương công ty cổ phần

Tải về mẫu quy chế trả lương cho công ty cổ phần

Mẫu quy chế tiền lương cho công ty TNHH

Tải ngay mẫu quy chế tiền lương mới nhất cho công ty TNHH

Mẫu quy chế lương thưởng cho nhân viên công ty

Tải ngay mẫu quy chế tiền lương, thưởng mới nhất

>>> Xem ngay: Hệ thống “Ví thưởng nhân viên”

Xem thêm các kiến thức về quản trị nhân sự tại đây!

Quy chế trả lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch và hiệu quả. Tính công bằng và cạnh tranh trong việc xác định mức lương. Cùng với tính minh bạch và dễ hiểu trong việc thực hiện quy chế trả lương. Giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên và hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Lợi ích của quy chế trả lương không chỉ tác động đến sự thành công của doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh