Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp CoDX

Số hóa tài liệu lưu trữ

Các Bước Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Cho Doanh Nghiệp

Nội dung chính

Đứng trước xu thế chuyển đổi số thì số hóa tài liệu lưu trữ là bước đi cần thiết. Việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ giấy chuyển sang hồ sơ dữ liệu không chỉ giúp đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả năng suất, tăng vị thế cạnh tranh. Tuy nhiên để thực hiện các bước số hóa tài liệu lưu trữ thì đơn vị, doanh nghiệp phải làm gì? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết về vấn đề trên thông qua bài viết sau:

1. Bạn biết gì về số hóa tài liệu?

Số hóa tài liệu thực chất là một phương pháp tối ưu thực hiện chuyển đổi các dữ liệu giấy tờ sang dữ liệu số mà máy tính đọc hiểu được. Giúp doanh nghiệp tối ưu việc quản lý, chia sẻ, truy xuất và bảo mật thông tin. Thực hiện bài bản, chuyên nghiệp quy trình số hóa tài liệu sẽ giúp Doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng và hiệu quả.

2. Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện các bước số hóa tài liệu lưu trữ càng sớm càng tốt?

Xuất phát từ những nhu cầu thực tiễn và xu hướng số hóa. Việc xây dựng mô hình quản trị hiện đại, thông minh là bước tiến để doanh nghiệp gia tăng năng suất, tăng trải nghiệm khách hàng và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thương trường.

Vì sao nên xây dựng số hóa tài liệu lưu trữ

Và đây là một số lý do để doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện các bước số hóa tài liệu lưu trữ càng sớm càng tốt, để không bị thụt lùi lại phía sau:

  • Tiết kiệm chi phí quản lý, lưu trữ, in ấn lên đến 80%
  • Việc tìm kiếm, lưu trữ, chia sẻ và quản lý, phân quyền tài tài liệu vừa dễ dàng vừa thuận tiện
  • Khả năng bảo mật thông tin cao
  • Giảm tới 96% việc thất thoát tài liệu hay bị mất thông tin như khi quản lý, lưu trữ tài liệu bằng giấy.
  •  Khả năng bảo mật cao do quản lý tài liệu tập trung trên hệ thống máy chủ, nên đồng bộ và bảo mật. Việc tiếp cận thông tin tài liệu của người dùng cũng trở nên thuận tiện, dễ dàng mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên các thiết bị điện thoại di động.
  • Việc lưu trữ tài liệu số hóa giúp doanh nghiệp có thể lưu trữu bao lâu tùy ý, dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu. Mà không cần lo lắng chất lượng tài liệu bị giảm do các yếu tố như: mối mọt, ẩm mốc hay chất lượng giấy suy giảm…dẫn đến thất thoát thông tin.

3. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ cơ bản

Để số hóa tài liệu lưu trữ doanh nghiệp cần thực hiện 06 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần số hóa

Ở bước này doanh nghiệp cần tiến hành rà sót lại các tài liệu mà đơn vị mình cần số hóa từ khâu: nhận, phân loại tài liệu đến việc tách riêng các tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên các phương án số hóa phù hợp.

Bước 2:  Thực hiện việc Scan/Quét tài liệu

Cài đặt hệ thống scan và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo dữ liệu metadata ban đầu.

Lựa chọn thiết bị, máy quyét tài liệu phù hợp với hiện trạng thực tế của từng loại tài liệu. Đối với những những tài liệu lưu trữu thông thường nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ  hoặc đối với những tài liệu dòng quyền thì nên áp dụng kỹ thuật bookscan chẳng hạn.

Thông thường:

  • Tài liệu giấy đa phần văn bản sẽ là khổ A4-A0 nên quét trên máy quét tự động
  • Tài liệu mà chất liệu giấy mỏng, rách nát nên quét trên mặt phẳng để hạn chế hỏng tài liệu và mất thông tin
  • Tài liệu dạng quyển hoặc không tháo gáy được nên quét trên máy quét sách A4-A0
  • Riêng những tài liệu film ảnh, hộ chiếu nên quét trên máy chuyên dụng.

 Bước 3: Kiểm tra lại nội dung các file sau khi quét

Việc kiểm tra lại thông tin tài liệu sau khi quét là điều thiết thực. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối với những phát sinh sau khi quét mà không đáp ứng nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại.

số hóa tài liệu lưu trữ là gì

Bước 4: Tiến hành nhập liệu dữ liệu 

Có 02 phương án gợi ý để doanh nghiệp có thể áp dụng cho quá trình nhập liệu như sau:

  • Nhập liệu tự động: đối với những tài liệu chất lượng cao, hay tài liệu mới, nên áp dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) nhằm thực hiện việc bóc tách thông tin và nhập liệu dữ liệu tự động.
  • Nhập liệu thủ công với những tài liệu chất lượng thấp, cũ, khó nhận dạng, có thể rách thì việc nhập tay các dữ và các trường thông tin là giải pháp hỗ trợ tránh việc hư hỏng hoặc mất dữ liệu thông tin.

Sau khi nhập liệu các trường thông tin sẽ được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu. Và được liên kết với các file ảnh đã quét ở bước 02. Do đó, dữ liệu số hóa sẽ bao gồm file ảnh và file chứa các trường thông tin đã nhập liệu .

Bước 5: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu

Tương tự như ở bước 3 Chúng ta cần kiểm tra lại dữ liệu 2 lần:

  • Kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
  • Kiểm tra 30% file đầu ra sau khi kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu

Với tiêu chí là kiểm tra nội dung trường nhập liệu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 3. Nhằm trắnh sai sót, và nếu phát hiện sai thì kịp thời điều chỉnh và phần mềm sẽ cập nhật điều chỉnh gần nhất để dễ dàng theo dõi.

Bước 6: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu

Bước cuối cùng chính là lựa chọn cách lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ,..hoặc tích hợp với các cơ sỡ dữ liệu hoặc các hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ khác nếu có nhu cầu.

Con đường chuyển đổi số là một con đường dài và nhiều thử thách. Hy vọng với những chia sẻ trên CoDX mang đến cho doanh nghiệp thêm nhiều thông tin hữu ích.

CoDX luôn tự hào là một đơn vị mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp hữu ích trên con đường chuyển đổi số, hãy để CoDX đồng hàng cùng doanh nghiệp trong tương lai, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

  • Văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 13, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0901 555 063
  • Email: info@codx.vn

Chia sẻ bài viết:

Nền tảng chuyển đổi số Doanh nghiệp – CoDX giúp bạn quản trị liên tục và toàn diện trong toàn tổ chức dù bạn là doanh nghiệp chỉ vài nhân viên hay lên đến hàng nghìn nhân viên.

Tổng quan về CoDX
Giải pháp quản trị
mạng xã hội doanh nghiệp codx

Môi trường Cộng tác trong toàn tổ chức & Không gian làm việc nhóm

quản trị nguồn nhân lực codx

Quản trị nguồn nhân lực và hành trình trải nghiệm của nhân viên tại Doanh nghiệp

quản trị tài chính codx

Quản trị tài chính hiệu quả, tối ưu và kiểm soát chi phí

quản trị khách hàng codx

Quản trị khách hàng và trải nghiệm khách hàng

quản trị sản xuất codx

Quản trị sản xuất toàn diện, an toàn, đúng hạn, đúng chất lượng

Đăng ký dùng thử
Đăng ký nhận bản tin CoDX
codx icon
Bài viết liên quan

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG

Đăng ký nhận tin

Quét mã QR và nhấn “QUAN TÂM” để nhận những thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp và chuyển đổi số từ CoDX qua tin nhắn Zalo!

Hoặc đăng ký nhận tin qua Email

Yêu cầu thuê CoDX

Trải nghiệm bằng hệ thống khởi tạo tự động đầu tiên tại Việt Nam
MIỄN PHÍ 30 NGÀY – KHÔNG CẦN THẺ TÍN DỤNG